અનુકૂળતા માટે, આઉટલુક ઇમેઇલ ક્લાયંટ તેના ઉપયોગકર્તાઓને ઇનકમિંગ સંદેશાને આપમેળે જવાબ આપવાની ક્ષમતા પ્રદાન કરે છે. આવતી ઇમેઇલ્સના જવાબમાં જો તે જ જવાબ મોકલવો આવશ્યક છે, તો તે મેલ સાથેના કાર્યને નોંધપાત્ર રીતે સરળ બનાવી શકે છે. આ ઉપરાંત, સ્વયંચાલિત જવાબ બધા ઇનકમિંગ અને પસંદગીના માટે ગોઠવી શકાય છે.
જો તમને આ જ સમસ્યા આવી ગઈ છે, તો આ સૂચના તમને મેલ સાથેના કાર્યને સરળ બનાવવા માટે મદદ કરશે.
તેથી, આઉટલુક 2010 માં આપમેળે પ્રતિસાદને ગોઠવવા માટે, તમારે એક નમૂનો બનાવવાની અને પછી યોગ્ય નિયમને ગોઠવવાની જરૂર પડશે.
ઓટો જવાબ નમૂનો બનાવી રહ્યા છે
ચાલો શરૂઆતથી જ શરૂ કરીએ - અમે એક પત્ર નમૂનો તૈયાર કરીશું જે પ્રાપ્તકર્તાઓને જવાબ તરીકે મોકલવામાં આવશે.
પ્રથમ, એક નવો સંદેશ બનાવો. આ કરવા માટે, "હોમ" ટૅબ પર, "સંદેશ બનાવો" બટનને ક્લિક કરો.
અહીં તમારે ટેક્સ્ટ દાખલ કરવાની જરૂર છે અને જો જરૂરી હોય તો તેને ફોર્મેટ કરવાની જરૂર છે. આ ટેક્સ્ટનો ઉપયોગ જવાબ સંદેશમાં થશે.
હવે, જ્યારે ટેક્સ્ટ સાથે કાર્ય પૂર્ણ થાય છે, ત્યારે "ફાઇલ" મેનૂ પર જાઓ અને ત્યાં "સેવ તરીકે" આદેશ પસંદ કરો.
સેવ આઇટમ વિંડોમાં, "ફાઇલ પ્રકાર" સૂચિમાં "આઉટલુક ઢાંચો" પસંદ કરો અને અમારા નમૂનાનું નામ દાખલ કરો. હવે આપણે "સેવ" બટનને ક્લિક કરીને સેવની પુષ્ટિ કરીએ છીએ. હવે નવી મેસેજ વિન્ડો બંધ કરી શકાય છે.
આ સ્વયંસંચાલિત નમૂનાનું નિર્માણ પૂર્ણ કરે છે અને તમે નિયમ સેટ કરવા આગળ વધી શકો છો.
ઇનકમિંગ સંદેશાઓના સ્વતઃ-જવાબ માટે નિયમ બનાવો
નવા નિયમને ઝડપથી બનાવવા માટે, મુખ્ય આઉટલુક વિંડોમાં મુખ્ય ટૅબ પર જાઓ અને ખસેડો જૂથમાં નિયમો બટનને ક્લિક કરો અને પછી નિયમો અને સૂચનાઓ મેનેજ કરો આઇટમ પસંદ કરો.
અહીં આપણે "નવું ..." ને ક્લિક કરીએ અને નવું નિયમ બનાવવા માટે વિઝાર્ડ પર જાઓ.
"ખાલી નિયમ સાથે પ્રારંભ કરો" વિભાગમાં, "હું પ્રાપ્ત કરેલા સંદેશા પર નિયમ લાગુ કરો" આઇટમ પર ક્લિક કરો અને "આગળ" બટનને ક્લિક કરીને આગલા પગલાં પર આગળ વધો.
આ તબક્કે, નિયમ તરીકે, કોઈ શરતો પસંદ કરવાની જરૂર નથી. જો કે, જો તમારે બધા ઇનકમિંગ મેસેજીસને જવાબને કસ્ટમાઇઝ કરવાની જરૂર નથી, તો ચકાસણીબૉક્સને ચેક કરીને જરૂરી શરતો પસંદ કરો.
આગળ, યોગ્ય બટનને ક્લિક કરીને આગલા પગલાં પર જાઓ.
જો તમે કોઈપણ શરતો પસંદ ન કરી હોય, તો આઉટલુક તમને ચેતવણી આપશે કે કસ્ટમ નિયમ બધા ઇનકમિંગ ઇમેઇલ્સ પર લાગુ થશે. જ્યારે અમને તેની જરૂર હોય ત્યારે, અમે "હા" બટનને ક્લિક કરીને પુષ્ટિ કરીએ છીએ અથવા "ના" પર ક્લિક કરો અને શરતો સેટ કરીએ છીએ.
આ પગલામાં, અમે સંદેશ સાથેની ક્રિયા પસંદ કરીએ છીએ. અમે ઇનકમિંગ સંદેશાઓ માટે સ્વતઃ જવાબ આપીએ છીએ, તેથી અમે "ઉલ્લેખિત નમૂનાનો ઉપયોગ કરીને જવાબ આપો" બૉક્સને ચેક કરીએ છીએ.
વિંડોના તળિયે તમને ઇચ્છિત નમૂનાને પસંદ કરવાની જરૂર છે. આ કરવા માટે, "ઉલ્લેખિત નમૂના" લિંક પર ક્લિક કરો અને નમૂનાની પસંદગી પર આગળ વધો.
જો કોઈ મેસેજ ટેમ્પલેટ બનાવવાના તબક્કે તમે પાથને બદલતા નથી અને ડિફૉલ્ટ રૂપે બધું જ છોડી દીધું છે, તો પછી આ વિંડોમાં "ફાઇલ સિસ્ટમમાં નમૂનાઓ" પસંદ કરવા અને સૂચિમાં બનાવેલ નમૂના દેખાય છે. નહિંતર, તમારે "બ્રાઉઝ કરો" બટન પર ક્લિક કરવું અને ફોલ્ડરને ખોલવું જ્યાં તમે ફાઇલ નમૂનાને ફાઇલ ટેમ્પલેટથી સાચવ્યું છે.
જો ઇચ્છિત ક્રિયા પસંદ કરવામાં આવે અને ટેમ્પલેટ ફાઇલ પસંદ કરવામાં આવે, તો તમે આગલા પગલાં પર આગળ વધી શકો છો.
અહીં તમે અપવાદો સેટ કરી શકો છો. તે છે, તે કેસો જ્યાં ઓટો જવાબ કામ કરશે નહીં. જો જરૂરી હોય તો, જરૂરી શરતો પસંદ કરો અને તેમને કસ્ટમાઇઝ કરો. જો તમારા સ્વતઃ-જવાબ નિયમમાં કોઈ અપવાદ નથી, તો પછી "આગલું" બટનને ક્લિક કરીને અંતિમ પગલા પર જાઓ.
ખરેખર, અહીં કંઈપણ ગોઠવવાની જરૂર નથી, તેથી તમે તરત જ "સમાપ્ત કરો" બટનને ક્લિક કરી શકો છો.
હવે, ગોઠવેલી શરતો અને અપવાદોના આધારે, આઉટલુક ઇનકમિંગ ઇમેઇલ્સના જવાબમાં તમારા નમૂનાને મોકલશે. જો કે, નિયમ માસ્ટર માત્ર સત્ર દરમિયાન દરેક પ્રાપ્તકર્તાને એક-વાર સ્વતઃ-જવાબ પ્રદાન કરે છે.
તે જલ્દી જ, તમે આઉટલુક પ્રારંભ કરો ત્યારે, સત્ર પ્રારંભ થાય છે. તે પ્રોગ્રામથી બહાર નીકળે છે. આમ, જ્યારે આઉટલુક કાર્યરત છે, ત્યારે કેટલાક સંદેશા મોકલનાર વ્યકિતને કોઈ વારંવાર જવાબ આપવામાં આવશે નહીં. સત્ર દરમિયાન, આઉટલુક વપરાશકર્તાઓની સૂચિ બનાવે છે જેને સ્વતઃ જવાબ મોકલવામાં આવ્યો હતો, જે તમને ફરીથી મોકલવાનું ટાળવા દે છે. પરંતુ, જો તમે આઉટલુક બંધ કરો છો, અને પછી ફરીથી લૉગ ઇન કરો, તો આ સૂચિ ફરીથી સેટ થઈ ગઈ છે.
ઇનકમિંગ સંદેશાઓના સ્વતઃ-જવાબને અક્ષમ કરવા માટે, ફક્ત "નિયમો અને ચેતવણીઓ મેનેજમેન્ટ" વિંડોમાં સ્વતઃ-જવાબ નિયમને અનચેક કરો.
આ સૂચનાનો ઉપયોગ કરીને, તમે Outlook 2013 અને પછીના સંસ્કરણોમાં સ્વતઃ-જવાબને ગોઠવી શકો છો.
