જો જરૂરી હોય, તો આઉટલુક ઇમેઇલ ટૂલકિટ તમને સંપર્કો સહિત વિવિધ ડેટાને અલગ ફાઇલમાં સાચવવાની મંજૂરી આપે છે. જો વપરાશકર્તા Outlook ના બીજા સંસ્કરણ પર સ્વિચ કરવાનો નિર્ણય કરે અથવા જો તમારે સંપર્કોને બીજા ઇમેઇલ પ્રોગ્રામમાં સ્થાનાંતરિત કરવાની જરૂર હોય તો આ સુવિધા ખાસ કરીને ઉપયોગી થશે.
આ માર્ગદર્શિકામાં, તમે બાહ્ય ફાઇલમાં સંપર્કોને કેવી રીતે આયાત કરી શકો છો તે અમે જોશું. અને અમે એમએસ આઉટલુક 2016 ના ઉદાહરણ પર કરીશું.
ચાલો "ફાઈલ" મેનુથી શરૂઆત કરીએ, જ્યાં આપણે "ઓપન અને નિકાસ" વિભાગ પર જઈશું. અહીં અમે "આયાત અને નિકાસ" બટનને દબાવો અને ડેટા નિકાસ સેટ કરવાનું ચાલુ રાખીએ.
કારણ કે આપણે સંપર્ક ડેટાને સેવ કરવા માંગીએ છીએ, આ વિંડોમાં આપણે "ફાઈલમાં નિકાસ કરો" આઇટમ પસંદ કરીએ છીએ અને "આગલું" બટનને ક્લિક કરીએ છીએ.
હવે બનાવવા માટે ફાઇલ પ્રકાર પસંદ કરો. અહીં માત્ર બે પ્રકારો આપવામાં આવે છે. પ્રથમ "કૉમા સેપરેટેડ વેલ્યૂઝ" છે, જે એક CSV ફાઇલ છે. અને બીજું "આઉટલુક ડેટા ફાઇલ" છે.
પ્રથમ પ્રકારની ફાઇલોનો ઉપયોગ ડેટાને અન્ય એપ્લિકેશન્સમાં સ્થાનાંતરિત કરવા માટે કરી શકાય છે જે CSV ફાઇલ ફોર્મેટ્સ સાથે કાર્ય કરી શકે છે.
CSV ફાઇલમાં સંપર્કો નિકાસ કરવા માટે, "અલ્પવિરામથી વિભાજિત મૂલ્યો" આઇટમ પસંદ કરો અને "આગલું" બટન પર ક્લિક કરો.
અહીં ફોલ્ડર વૃક્ષમાં, "આઉટલુક ડેટા ફાઇલ" વિભાગમાં "સંપર્કો" પસંદ કરો અને "આગલું" બટન પર ક્લિક કરીને આગલા પગલાં પર જાઓ.
તે હવે તે ફોલ્ડર પસંદ કરવા માટે રહે છે જ્યાં ફાઇલ સાચવવામાં આવશે અને તેને નામ આપશે.
અહીં તમે યોગ્ય બટન પર ક્લિક કરીને મેળ ખાતા ક્ષેત્રોને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો. અથવા પાછલા પગલાંમાં ઉલ્લેખિત ફોલ્ડરમાં ફાઇલ બનાવવા માટે "સમાપ્ત કરો" અને આઉટલુકને ક્લિક કરો.
જો તમે Outlook ના બીજા સંસ્કરણ પર સંપર્ક ડેટા નિકાસ કરવાની યોજના બનાવો છો, તો આ સ્થિતિમાં, તમે "આઉટલુક ડેટા ફાઇલ (.pst)" આઇટમ પસંદ કરી શકો છો.
તે પછી, "આઉટલુક ડેટા ફાઇલ" શાખામાં "સંપર્કો" ફોલ્ડર પસંદ કરો અને આગલા પગલાં પર આગળ વધો.
ડિરેક્ટરી અને ફાઇલ નામ સ્પષ્ટ કરો. અને ડુપ્લિકેટ્સ સાથે ક્રિયાઓ પસંદ કરો અને અંતિમ પગલા પર જાઓ.
હવે તમારે ડુપ્લિકેટ સંપર્કો માટે ત્રણ ઉપલબ્ધ ક્રિયાઓમાંથી એક પસંદ કરવાની જરૂર છે અને "સમાપ્ત કરો" બટનને ક્લિક કરો.
આમ, સંપર્ક ડેટા નિકાસ કરવો ખૂબ જ સરળ છે - ફક્ત થોડા પગલાં. એ જ રીતે, તમે મેઇલ ક્લાયંટનાં પછીનાં સંસ્કરણોમાં ડેટા નિકાસ કરી શકો છો. જો કે, અહીં વર્ણવેલ નિકાસ પ્રક્રિયાથી થોડું અલગ હોઈ શકે છે.
