એક્સેલ પિવોટ કોષ્ટકો વપરાશકર્તાઓને એક જગ્યાએ મોટી ટેબલમાં સમાવિષ્ટ મોટી માત્રામાં માહિતી આપવા માટે તેમજ વ્યાપક અહેવાલો બનાવવા માટે તક પૂરી પાડે છે. આ કિસ્સામાં, કોઈપણ સંલગ્ન કોષ્ટકનું મૂલ્ય બદલાય ત્યારે સારાંશ કોષ્ટકોના મૂલ્યો આપમેળે અપડેટ થાય છે. માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં પાઇવોટ કોષ્ટક કેવી રીતે બનાવવું તે શોધીએ.
સામાન્ય રીતે પીવોટ કોષ્ટક બનાવવું
તેમ છતાં, અમે માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલ 2010 ના ઉદાહરણનો ઉપયોગ કરીને પિવોટ ટેબલ બનાવવાની પ્રક્રિયાને ધ્યાનમાં લઈશું, પરંતુ આ ઍલ્ગોરિધમ આ એપ્લિકેશનનાં અન્ય આધુનિક સંસ્કરણો પર લાગુ છે.
અમે એન્ટરપ્રાઇઝનાં કર્મચારીઓને વેતન ચુકવણીની ટેબલને આધારે લે છે. તે કામદારોના નામ, લિંગ, કેટેગરી, ચુકવણીની તારીખ અને ચૂકવણીની રકમ બતાવે છે. એટલે કે, વ્યક્તિગત કર્મચારીને ચુકવણીનો દરેક એપિસોડ કોષ્ટકની એક અલગ લાઇન સાથે અનુરૂપ છે. આપણે આ ટેબલમાં રેન્ડમલી ડેટાને એક પીવોટ ટેબલમાં જૂથ બનાવવો પડશે. આ કિસ્સામાં, માહિતી માત્ર 2016 ની ત્રીજી ક્વાર્ટરમાં લેવામાં આવશે. ચાલો જોઈએ કે ચોક્કસ ઉદાહરણ સાથે આ કેવી રીતે કરવું.
સૌ પ્રથમ, અમે પ્રારંભિક કોષ્ટકને ગતિશીલમાં રૂપાંતરિત કરીશું. આ આવશ્યક છે જેથી પંક્તિઓ અને અન્ય ડેટા ઉમેરવાના કિસ્સામાં, તેઓ આપોઆપ પીવોટ ટેબલમાં ખેંચાય છે. આ માટે, આપણે કોષ્ટકના કોઈપણ કોષ પર કર્સર બનીએ છીએ. પછી, રિબન પર સ્થિત "સ્ટાઇલ" બ્લોકમાં, "કોષ્ટક તરીકે ફોર્મેટ" બટન પર ક્લિક કરો. તમને ગમે તે ટેબલ શૈલી પસંદ કરો.
આગળ, સંવાદ બૉક્સ ખુલે છે, જે અમને કોષ્ટકના સ્થાનના કોઓર્ડિનેટ્સને ઉલ્લેખિત કરવા માટે પ્રદાન કરે છે. જો કે, ડિફૉલ્ટ રૂપે, પ્રોગ્રામ ઑફર કરે છે અને આખી કોષ્ટક આવરે છે. તેથી આપણે ફક્ત સહમત થઈ શકીએ છીએ, અને "ઠીક" બટન પર ક્લિક કરી શકીએ છીએ. પરંતુ, વપરાશકર્તાઓએ જાણવું જોઈએ કે જો તેઓ ઇચ્છે તો, તેઓ અહીં ટેબલ એરિયા કવરેજના પરિમાણોને બદલી શકે છે.
તે પછી, કોષ્ટક ગતિશીલ અને સ્વયંચાલિતમાં ફેરવે છે. તે નામ પણ મળે છે, જો ઇચ્છિત હોય, તો વપરાશકર્તા તેના માટે કોઈપણ અનુકૂળમાં બદલી શકે છે. તમે "ડીઝાઈનર" ટૅબમાં ટેબલ નામને જોઈ અથવા બદલી શકો છો.
પીવટ ટેબલ બનાવવાનું શરૂ કરવા માટે, "શામેલ કરો" ટૅબ પર જાઓ. ટર્નિંગ, રિબનના પહેલા બટન પર ક્લિક કરો, જેને "પીવોટ કોષ્ટક" કહેવામાં આવે છે. તે પછી, એક મેનૂ ખુલે છે જેમાં તમારે તે પસંદ કરવું જોઈએ કે આપણે શું બનાવવું છે, કોષ્ટક અથવા ચાર્ટ. "પીવોટ કોષ્ટક" બટન પર ક્લિક કરો.
એક વિંડો ખોલે છે જેમાં ફરીથી શ્રેણી અથવા ટેબલ નામ પસંદ કરવાની જરૂર છે. જેમ તમે જોઈ શકો છો, પ્રોગ્રામે પોતે જ અમારી કોષ્ટકનું નામ ખેંચ્યું છે, તેથી અહીં કરવા માટે બીજું કંઈ નથી. સંવાદ બૉક્સના તળિયે, તમે તે સ્થાનને પસંદ કરી શકો છો જ્યાં પીવટ ટેબલ બનાવશે: નવી શીટ (ડિફૉલ્ટ રૂપે) અથવા તે જ શીટ પર. અલબત્ત, મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, અલગ શીટ પર પીવોટ ટેબલનો ઉપયોગ કરવો વધુ અનુકૂળ છે. પરંતુ, આ દરેક વપરાશકર્તાનો વ્યક્તિગત કેસ છે, જે તેની પસંદગીઓ અને કાર્યો પર આધારિત છે. આપણે ફક્ત "ઠીક" બટન પર ક્લિક કરીએ છીએ.
તે પછી, નવી શીટ પર પીવોટ ટેબલ બનાવવા માટેનો એક ફોર્મ ખુલે છે.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, વિંડોના જમણાં ભાગમાં કોષ્ટક ફીલ્ડ્સની સૂચિ છે, અને નીચે ચાર ક્ષેત્રો છે:
- પંક્તિ નામો;
- કૉલમ નામો;
- મૂલ્યો;
- ફિલ્ટરની જાણ કરો
ફક્ત, આપણે જરૂરિયાતોને અનુરૂપ ક્ષેત્રોમાં ટેબલ પર જે ફીલ્ડ્સની જરૂર છે તે ખેંચીએ છીએ. ત્યાં કોઈ સ્પષ્ટ સ્થાપિત નિયમ નથી, જે ક્ષેત્રો ખસેડવું જોઈએ, કારણ કે બધું સ્રોત ટેબલ પર અને વિશિષ્ટ કાર્યો પર બદલાય છે જે બદલાઈ શકે છે.
તેથી, આ ખાસ કિસ્સામાં, "ફ્લોર" અને "તારીખ" ફીલ્ડ્સને "રિપોર્ટ ફિલ્ટર" ફીલ્ડ, "કાર્સમ કૅટેગરી" ફીલ્ડમાં "કૉલમ નામો" ફીલ્ડમાં "નામ" ફીલ્ડ "રો નામ" ફીલ્ડ પર ખસેડ્યું છે, "રકમ" "મૂલ્યો" માં વેતન. તે નોંધવું જોઈએ કે ડેટાના બધા અંકગણિત ગણતરીઓ અન્ય કોષ્ટકથી કડક થઈ ગઈ છે તે ફક્ત છેલ્લા ક્ષેત્રમાં જ શક્ય છે. જેમ આપણે જોઈ શકીએ તેમ, આપણે આ મેનિપ્યુલેશન્સ વિસ્તારના ક્ષેત્રોના સ્થાનાંતરણ સાથે કર્યાં, તે સમયે વિન્ડોની ડાબી બાજુએ ટેબલ બદલાઈ ગઈ.
આ સારાંશ કોષ્ટક છે. કોષ્ટકની ઉપર, લિંગ અને તારીખ દ્વારા ફિલ્ટર પ્રદર્શિત થાય છે.
પીવોટ ટેબલ સેટઅપ
પરંતુ, આપણે યાદ રાખીએ છીએ કે, ત્રીજા ત્રિમાસિક ગાળા માટેનો ડેટા ફક્ત ટેબલમાં જ રહેવો જોઈએ. આ દરમિયાન, સમગ્ર સમયગાળા માટે માહિતી પ્રદર્શિત થાય છે. કોષ્ટકને ઇચ્છિત સ્વરૂપમાં લાવવા માટે, આપણે "તારીખ" ફિલ્ટરની નજીકનાં બટન પર ક્લિક કરીએ છીએ. દેખીતી વિંડોમાં આપણે "ઘણા ઘટકો પસંદ કરો" શિલાલેખની વિરુદ્ધ એક તદ્દન વિરુદ્ધ સેટ કર્યું છે. આગળ, બધી તારીખોમાંથી ટિક દૂર કરો જે ત્રીજા ક્વાર્ટરના સમયગાળામાં બંધબેસે નહીં. આપણા કિસ્સામાં, આ ફક્ત એક જ તારીખ છે. "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.
એ જ રીતે, આપણે લિંગ દ્વારા ફિલ્ટરનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ અને ઉદાહરણ તરીકે, ફક્ત રિપોર્ટ માટે પુરુષો પસંદ કરી શકીએ છીએ.
તે પછી, પિવોટ ટેબલ આ દૃશ્યને પ્રાપ્ત કરી.
દર્શાવવા માટે કે તમે મહેરબાની કરીને ટેબલમાં ડેટાને નિયંત્રિત કરી શકો છો, ફરીથી ક્ષેત્ર સૂચિ ફોર્મ ખોલો. આ કરવા માટે, "પરિમાણો" ટૅબ પર જાઓ અને "ફીલ્ડ્સની સૂચિ" બટન પર ક્લિક કરો. પછી, "તારીખ" ફીલ્ડ "રિપોર્ટ ફિલ્ટર" માંથી "પંક્તિ નામ" પર ખસેડો અને ક્ષેત્રોને "કાર્સનલ કેટેગરી" અને "જાતિ" ક્ષેત્રો વચ્ચે વિનિમય કરો. બધા ઓપરેશન્સ ફક્ત ઘટકો ખેંચીને કરવામાં આવે છે.
હવે, ટેબલ એક સંપૂર્ણપણે અલગ દેખાવ ધરાવે છે. કૉલમ્સ સેક્સ દ્વારા વિભાજિત કરવામાં આવે છે, પંક્તિઓ દ્વારા મહિનાઓ સુધી તૂટી જાય છે, અને હવે તમે ટેબલને કર્મચારીઓની શ્રેણી દ્વારા ફિલ્ટર કરી શકો છો.
જો ફીલ્ડ્સની સૂચિમાં લીટીઓનું નામ ખસેડવામાં આવે છે અને તારીખ નામ કરતાં વધુ તારીખ નક્કી કરવામાં આવે છે, તો તે પેમેન્ટ તારીખો હશે જે કર્મચારીઓના નામમાં વહેંચવામાં આવશે.
ઉપરાંત, તમે હિસ્ટોગ્રામના સ્વરૂપમાં કોષ્ટકની સંખ્યાત્મક કિંમતો દર્શાવી શકો છો. આ કરવા માટે, કોષ્ટકમાં સાંખ્યિકીય મૂલ્યવાળા સેલને પસંદ કરો, હોમ ટૅબ પર જાઓ, શરતી ફોર્મેટિંગ બટન પર ક્લિક કરો, હિસ્ટોગ્રામ્સ આઇટમ પર જાઓ અને તમને ગમતી હિસ્ટોગ્રામ પસંદ કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, હિસ્ટોગ્રામ ફક્ત એક કોષમાં દેખાય છે. ટેબલમાંના બધા કોષો માટે હિસ્ટોગ્રામ નિયમ લાગુ કરવા માટે, હિસ્ટોગ્રામની બાજુમાં દેખાતા બટન પર ક્લિક કરો અને ખુલતી વિંડોમાં, સ્વિચને "બધા કોષો" સ્થિતિ પર ફેરવો.
હવે, અમારી સારાંશ કોષ્ટક પ્રસ્તુત થઈ ગઈ છે.
પીવોટ ટેબલ વિઝાર્ડનો ઉપયોગ કરીને પીવટ ટેબલ બનાવવી
તમે પીવોટ કોષ્ટક વિઝાર્ડને લાગુ કરીને પિવોટ કોષ્ટક બનાવી શકો છો. પરંતુ, આ માટે, તમારે તરત જ ક્વિક એક્સેસ ટૂલબાર પર આ ટૂલ લાવવાની જરૂર છે. "ફાઇલ" મેનુ આઇટમ પર જાઓ અને "પરિમાણો" બટન પર ક્લિક કરો.
ખુલે છે તે પરિમાણો વિંડોમાં, "ઝડપી ઍક્સેસ પેનલ" વિભાગ પર જાઓ. અમે ટેપ પર ટીમમાંથી ટીમો પસંદ કરીએ છીએ. વસ્તુઓની સૂચિમાં, "પીવોટ કોષ્ટક અને ચાર્ટ વિઝાર્ડ" જુઓ. તેને પસંદ કરો, "ઍડ કરો" બટન પર ક્લિક કરો અને પછી વિંડોના નીચલા જમણા ખૂણે "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.
તમે જોઈ શકો છો કે, અમારી ક્રિયાઓ પછી, ઝડપી ઍક્સેસ ટૂલબાર પર એક નવો આયકન દેખાયો. તેના પર ક્લિક કરો.
તે પછી, પિવોટ ટેબલ વિઝાર્ડ ખુલે છે. જેમ તમે જોઈ શકો છો, ડેટા સ્રોત માટેના ચાર વિકલ્પો છે, જ્યાંથી પીવોટ ટેબલ બનાવશે:
- સૂચિમાં અથવા માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ ડેટાબેસમાં;
- બાહ્ય ડેટા સ્રોત (બીજી ફાઇલ) માં;
- અનેક એકીકરણ રેન્જમાં;
- અન્ય પીવોટ ટેબલ અથવા પીવોટ ચાર્ટમાં.
તળિયે તમારે શું કરવું છે, એક પીવોટ કોષ્ટક અથવા ચાર્ટ પસંદ કરવું જોઈએ. પસંદગી કરો અને "આગલું" બટન પર ક્લિક કરો.
તે પછી, એક ટેબલની શ્રેણી સાથે એક વિંડો દેખાય છે જે ડેટાની સાથે છે જે તમે ઇચ્છો તો બદલી શકો છો, પરંતુ અમારે આ કરવાની જરૂર નથી. ફક્ત "નેક્સ્ટ" બટન પર ક્લિક કરો.
પછી, પીવોટ કોષ્ટક વિઝાર્ડ એ તે સ્થળને પસંદ કરવાની ઑફર કરે છે જ્યાં સમાન શીટ પર અથવા નવી પર નવી કોષ્ટક મૂકવામાં આવશે. કોઈ પસંદગી કરો અને "ડન" બટન પર ક્લિક કરો.
તે પછી, પીવટ કોષ્ટક બનાવવાના સામાન્ય રીતે ખોલવામાં આવેલા સમાન ફોર્મ સાથે નવી શીટ ખુલે છે. તેથી, તેને અલગથી રહેવા પર કોઈ અર્થ નથી.
બધી આગળની ક્રિયાઓ ઉપર વર્ણવેલા સમાન એલ્ગોરિધમ મુજબ કરવામાં આવે છે.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, તમે માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં બે રીતમાં પિવોટ કોષ્ટક બનાવી શકો છો: સામાન્ય રીતે રીબન પરના બટન દ્વારા અને પીવટ કોષ્ટક વિઝાર્ડનો ઉપયોગ કરીને. બીજી પદ્ધતિ વધુ અતિરિક્ત સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે, પરંતુ મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, પ્રથમ વિકલ્પની કાર્યક્ષમતા કાર્યોને પૂર્ણ કરવા માટે પૂરતી છે. પીવોટ કોષ્ટકો વપરાશકર્તા દ્વારા સેટિંગ્સમાં ઉલ્લેખિત લગભગ કોઈપણ માપદંડો પરની રિપોર્ટ્સમાં ડેટા જનરેટ કરી શકે છે.
