પીડીએફ ફોર્મેટ એ વાંચન અને છાપવા માટેનો એક સૌથી લોકપ્રિય દસ્તાવેજ સ્વરૂપો છે. ઉપરાંત, તેનો ઉપયોગ સંપાદનની શક્યતા વિના માહિતીના સ્રોત તરીકે પણ થઈ શકે છે. તેથી, વાસ્તવિક પ્રશ્ન એ પીડીએફમાં અન્ય ફોર્મેટની ફાઇલોનું રૂપાંતર છે. ચાલો જાણીએ છીએ કે જાણીતા એક્સેલ સ્પ્રેડશીટને PDF માં કેવી રીતે અનુવાદિત કરવું.
એક્સેલ રૂપાંતરણ
જો અગાઉ એક્સેલને પીડીએફમાં રૂપાંતરિત કરવા માટે, તમારે તૃતીય-પક્ષ પ્રોગ્રામ્સ, સેવાઓ અને ઍડ-ઑન્સનો ઉપયોગ કરીને ટંકર કરવું પડશે, ત્યારબાદ 2010 સંસ્કરણથી તમે સીધા જ માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં રૂપાંતરણ પ્રક્રિયા કરી શકો છો.
સૌ પ્રથમ, શીટ પરના કોષોનો વિસ્તાર પસંદ કરો કે જેને આપણે રૂપાંતરિત કરવા જઈ રહ્યા છીએ. પછી, "ફાઈલ" ટેબ પર જાઓ.
"સેવ એઝ" પર ક્લિક કરો.
સેવ ફાઇલ વિન્ડો ખોલે છે. તે તમારા હાર્ડ ડ્રાઇવ અથવા દૂર કરી શકાય તેવા મીડિયા પર ફોલ્ડર સૂચવે છે જ્યાં ફાઇલ સાચવવામાં આવશે. જો તમે ઈચ્છો તો, તમે ફાઇલનું નામ બદલી શકો છો. પછી, "ફાઇલ પ્રકાર" પરિમાણ ખોલો, અને ફોર્મેટની વિશાળ સૂચિમાંથી, પીડીએફ પસંદ કરો.
તે પછી, વધારાના ઑપ્ટિમાઇઝેશન પરિમાણો ખોલવામાં આવે છે. સ્વીચ ઇચ્છિત સ્થાને સેટ કરીને, તમે બે વિકલ્પોમાંથી એક પસંદ કરી શકો છો: "માનક કદ" અથવા "ન્યૂનતમ". આ ઉપરાંત, "પ્રકાશન પછી ફાઇલ ખોલો" ની પાસેના બોક્સને ચેક કરીને, તમે ખાતરી કરો કે રૂપાંતર પ્રક્રિયા પછી તરત જ, ફાઇલ આપમેળે શરૂ થશે.
કેટલીક અન્ય સેટિંગ્સને સેટ કરવા માટે, તમારે "વિકલ્પો" બટન પર ક્લિક કરવાની જરૂર છે.
તે પછી, પરિમાણો વિંડો ખુલે છે. તે વિશિષ્ટ રીતે સેટ કરી શકાય છે, તમે જે ફાઇલને કન્વર્ટ કરવા જઈ રહ્યાં છો તે ભાગનો ભાગ, દસ્તાવેજો અને ટૅગ્સની સંપર્કોને કનેક્ટ કરો. પરંતુ, મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, તમારે આ સેટિંગ્સ બદલવાની જરૂર નથી.
જ્યારે બધી બચત સેટિંગ્સ બનાવવામાં આવે છે, ત્યારે "સેવ" બટન પર ક્લિક કરો.
ફાઇલ પીડીએફ માં રૂપાંતરિત થાય છે. વ્યવસાયિક ભાષામાં, આ ફોર્મેટમાં રૂપાંતરિત કરવાની પ્રક્રિયાને પ્રકાશન કહેવામાં આવે છે.
રૂપાંતર પૂર્ણ થયા પછી, તમે ફિનિશ્ડ ફાઇલ સાથે કોઈપણ અન્ય પીડીએફ દસ્તાવેજની જેમ જ કરી શકો છો. જો તમે સેવ સેટિંગ્સમાં પ્રકાશિત કર્યા પછી ફાઇલને ખોલવાની જરૂર ઉલ્લેખિત કરી છે, તો તે પીડીએફ દર્શકમાં આપમેળે શરૂ થશે, જે મૂળભૂત રીતે ઇન્સ્ટોલ કરેલું છે.
ઍડ-ઑન્સનો ઉપયોગ કરવો
પરંતુ, કમનસીબે, 2010 પહેલાં માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલના વર્ઝનમાં, એક્સેલને પીડીએફમાં રૂપાંતરિત કરવા માટે કોઈ બિલ્ટ-ઇન ટૂલ નથી. પ્રોગ્રામનાં જૂના સંસ્કરણો ધરાવતા વપરાશકર્તાઓ માટે શું કરવું?
આ કરવા માટે, એક્સેલમાં, તમે રૂપાંતરણ માટે વિશિષ્ટ ઍડ-ઇન ઇન્સ્ટોલ કરી શકો છો, જે બ્રાઉઝર્સમાં પ્લગ-ઇન્સ જેવી કાર્ય કરે છે. ઘણા પીડીએફ પ્રોગ્રામ્સ માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ એપ્લિકેશન્સમાં કસ્ટમ ઍડ-ઓન ઇન્સ્ટોલ કરવાની ઑફર કરે છે. આવા એક કાર્યક્રમ ફોક્સિટ પીડીએફ છે.
આ પ્રોગ્રામ ઇન્સ્ટોલ કર્યા પછી, "ફોક્સિટ પીડીએફ" નામનો ટેબ માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલ મેનૂમાં દેખાય છે. ફાઇલને કન્વર્ટ કરવા માટે તમારે દસ્તાવેજ ખોલવાની જરૂર છે અને આ ટૅબ પર જાઓ.
આગળ, તમારે રિબન પર સ્થિત "પીડીએફ બનાવો" બટન પર ક્લિક કરવું જોઈએ.
સ્વિચનો ઉપયોગ કરીને, એક વિંડો ખુલે છે, તમારે ત્રણ રૂપાંતરણ મોડ્સમાંથી એક પસંદ કરવાની જરૂર છે:
- સંપૂર્ણ વર્કબુક (સંપૂર્ણ પુસ્તક રૂપાંતર);
- પસંદગી (કોશિકાઓની પસંદિત શ્રેણીની રૂપાંતર);
- શીટ (પસંદ કરેલ શીટ્સનું રૂપાંતર).
રૂપાંતરણ મોડની પસંદગી કર્યા પછી, "PDF તરફ કન્વર્ટ કરો" બટન પર ક્લિક કરો ("પીડીએફમાં કન્વર્ટ કરો").
વિંડો ખુલે છે જેમાં તમને હાર્ડ ડિસ્ક ડાયરેક્ટરી, અથવા દૂર કરી શકાય તેવી મીડિયા પસંદ કરવાની જરૂર છે, જ્યાં સમાપ્ત પીડીએફ ફાઇલ મૂકવામાં આવશે. તે પછી, "સેવ" બટન પર ક્લિક કરો.
એક્સેલ દસ્તાવેજ પીડીએફમાં રૂપાંતરિત કરવામાં આવી રહ્યો છે.
થર્ડ પાર્ટી પ્રોગ્રામ્સ
હવે, ચાલો શોધી કાઢીએ કે એક્સેલ ફાઇલને પીડીએફમાં કન્વર્ટ કરવાની કોઈ રીત છે કે નહીં, જો કમ્પ્યુટર પર માઈક્રોસોફ્ટ ઑફિસ ઇન્સ્ટોલ કરેલું નથી? આ કિસ્સામાં, તૃતીય-પક્ષ એપ્લિકેશન્સ બચાવમાં આવી શકે છે. તેમાંથી મોટાભાગના વર્ચુઅલ પ્રિન્ટરના સિદ્ધાંત પર કામ કરે છે, એટલે કે, તેઓ એક એક્સેલ ફાઇલને છાપવા માટે, ભૌતિક પ્રિંટર પર નહીં, પરંતુ એક પીડીએફ દસ્તાવેજને મોકલે છે.
આ દિશામાં ફાઇલોને રૂપાંતરિત કરવાની પ્રક્રિયા માટે સૌથી અનુકૂળ અને સરળ પ્રોગ્રામ્સમાંનું એક ફોક્સપડીએફ એક્સેલ પીડીએફ કન્વર્ટર છે. આ પ્રોગ્રામનો ઇંટરફેસ અંગ્રેજીમાં છે તે હકીકત હોવા છતાં, તેમાંની બધી ક્રિયાઓ ખૂબ જ સરળ અને સાહજિક છે. નીચેની સૂચનાઓ એપ્લિકેશનમાં કાર્યને વધુ સરળ બનાવવામાં સહાય કરશે.
ફોક્સપીડીએફ એક્સેલ પછી પીડીએફ કન્વર્ટર સ્થાપિત થયેલ છે, આ પ્રોગ્રામ ચલાવો. "એક્સેલ ફાઇલો ઉમેરો" ("એક્સેલ ફાઇલો ઉમેરો") ટૂલબાર પર ડાબી બાજુના બટન પર ક્લિક કરો.
તે પછી, એક વિંડો ખુલે છે જ્યાં તમને તમારી હાર્ડ ડ્રાઇવ અથવા દૂર કરી શકાય તેવી મીડિયા પર કન્વર્ટ કરવા માંગો છો તે Excel ફાઇલોને શોધવાનું હોય છે. રૂપાંતરના પાછલા પદ્ધતિઓથી વિપરીત, આ વિકલ્પ સારો છે કારણ કે તે તમને એક જ સમયે બહુવિધ ફાઇલો ઉમેરવા દે છે, અને આમ બેચ કન્વર્ઝન કરે છે. તેથી, ફાઇલો પસંદ કરો અને "ખોલો" બટન પર ક્લિક કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, આ પછી, આ ફાઇલોનું નામ ફોક્સપીડીએફ એક્સેલની મુખ્ય વિંડોમાં પીડીએફ કન્વર્ટર પ્રોગ્રામમાં દેખાય છે. કૃપા કરીને નોંધો કે રૂપાંતર માટે તૈયાર કરેલી ફાઇલોના નામની બાજુમાં ટિક છે. જો ચેક માર્ક સેટ ન હોય, તો રૂપાંતર પ્રક્રિયા શરૂ કર્યા પછી, ચેક ચિહ્ન સાથેની ફાઇલને રૂપાંતરિત કરવામાં આવશે નહીં.
ડિફૉલ્ટ રૂપે, રૂપાંતરિત ફાઇલો વિશિષ્ટ ફોલ્ડરમાં સાચવવામાં આવે છે. જો તમે તેમને બીજા સ્થાને સેવ કરવા માંગો છો, તો સેવના સરનામા સાથે ક્ષેત્રના જમણી બાજુના બટન પર ક્લિક કરો અને ઇચ્છિત ડિરેક્ટરી પસંદ કરો.
જ્યારે બધી સેટિંગ્સ થઈ જાય, ત્યારે તમે રૂપાંતર પ્રક્રિયા શરૂ કરી શકો છો. આ કરવા માટે, પ્રોગ્રામ વિંડોના નીચલા જમણા ખૂણામાં પીડીએફ લોગોવાળા મોટા બટન પર ક્લિક કરો.
તે પછી, રૂપાંતરણ કરવામાં આવશે, અને તમે તમારી જાતે સમાપ્ત ફાઇલોનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
ઑનલાઇન સેવાઓનો ઉપયોગ કરીને રૂપાંતરણ
જો તમે એક્સેલ ફાઇલોને પીડીએફમાં વારંવાર કન્વર્ટ કરશો નહીં અને આ પ્રક્રિયા માટે તમે તમારા કમ્પ્યુટર પર વધારાના સૉફ્ટવેર ઇન્સ્ટોલ કરવા નથી માંગતા, તો તમે વિશિષ્ટ ઑનલાઇન સેવાઓની સેવાઓનો ઉપયોગ કરી શકો છો. ચાલો જોઈએ કે એક્સેલને પીડીએફમાં કેવી રીતે કન્વર્ટ કરવું લોકપ્રિય સ્મોલપીડીએફ સર્વિસનાં ઉદાહરણનો ઉપયોગ કરીને.
આ સાઇટના મુખ્ય પૃષ્ઠ પર જવા પછી, "Excel to PDF" મેનૂ આઇટમ પર ક્લિક કરો.
અમે યોગ્ય વિભાગને હિટ કર્યા પછી, યોગ્ય ફીલ્ડમાં બ્રાઉઝર વિંડોમાં વિંડોઝ એક્સપ્લોરરની ખુલ્લી વિંડોથી એક્સેલ ફાઇલને ખેંચો.
તમે બીજી રીતે ફાઇલ ઉમેરી શકો છો. સેવા પર "ફાઇલ પસંદ કરો" બટન પર ક્લિક કરો અને ખુલતી વિંડોમાં, ફાઇલ, અથવા ફાઇલોના જૂથને પસંદ કરો જેને અમે કન્વર્ટ કરવા માંગીએ છીએ.
આ પછી, રૂપાંતર પ્રક્રિયા શરૂ થાય છે. મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, તે વધુ સમય લેતું નથી.
રૂપાંતર પૂર્ણ થયા પછી, તમારે ફક્ત "ફાઇલ ડાઉનલોડ કરો" બટન પર ક્લિક કરીને સમાપ્ત કરેલ પીડીએફ ફાઇલને તમારા કમ્પ્યુટર પર ડાઉનલોડ કરવું પડશે.
મોટાભાગની ઑનલાઇન સેવાઓમાં, રૂપાંતરણ એ જ સમાન અલ્ગોરિધમનો અનુસરે છે:
જેમ તમે જોઈ શકો છો, એક્સેલ ફાઇલને પીડીએફમાં રૂપાંતરિત કરવા માટેના ચાર વિકલ્પો છે. તેમના દરેક ફાયદા અને ગેરફાયદા છે. ઉદાહરણ તરીકે, વિશેષ ઉપયોગિતાઓનો ઉપયોગ કરીને, તમે બેચ ફાઇલ રૂપાંતર કરી શકો છો, પરંતુ તેના માટે તમારે વધારાના સૉફ્ટવેરને ઇન્સ્ટોલ કરવાની અને ઑનલાઇન કન્વર્ટ કરવાની જરૂર છે, તમારી પાસે ઇન્ટરનેટ કનેક્શન હોવું આવશ્યક છે. તેથી, દરેક વપરાશકર્તા પોતાની ક્ષમતાઓ અને જરૂરિયાતો ધ્યાનમાં લેતા, તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે નક્કી કરે છે.