માઈક્રોસોફ્ટ ઑફિસ પેકેજમાં ડેટાબેઝ બનાવવા અને તેમની સાથે કામ કરવા માટે એક ખાસ પ્રોગ્રામ છે - એક્સેસ. તેમ છતાં, ઘણા વપરાશકર્તાઓ આ હેતુ માટે વધુ પરિચિત એપ્લિકેશન - એક્સેલ માટે ઉપયોગ કરવાનું પસંદ કરે છે. નોંધ લેવી જોઈએ કે આ પ્રોગ્રામમાં સંપૂર્ણ ડેટાબેઝ (ડીબી) બનાવવા માટેના તમામ સાધનો છે. ચાલો શોધીએ કે આ કેવી રીતે કરવું.
બનાવટની પ્રક્રિયા
એક્સેલ ડેટાબેઝ એક શીટના સ્તંભો અને પંક્તિઓમાં વિતરિત માહિતીનો સંગઠિત સમૂહ છે.
વિશિષ્ટ પરિભાષા અનુસાર, ડેટાબેઝ શબ્દમાળાઓ નામ આપવામાં આવે છે "રેકોર્ડ્સ". દરેક પ્રવેશમાં વ્યક્તિગત ઑબ્જેક્ટ વિશેની માહિતી શામેલ છે.
કૉલમ કહેવામાં આવે છે "ક્ષેત્રો". દરેક ક્ષેત્રમાં બધા રેકોર્ડ્સ માટે એક અલગ પરિમાણ શામેલ છે.
એટલે કે, Excel માં કોઈપણ ડેટાબેઝની ફ્રેમ નિયમિત ટેબલ છે.
કોષ્ટક બનાવટ
તેથી, સૌ પ્રથમ, આપણે એક કોષ્ટક બનાવવાની જરૂર છે.
- ડેટાબેઝના ક્ષેત્રો (કૉલમ) ના મથાળાઓ દાખલ કરો.
- અમે ડેટાબેઝ રેકોર્ડ (રેખાઓ) ના નામ ભરો.
- આપણે ડેટાબેઝ ભરવાનું ચાલુ રાખીએ છીએ.
- ડેટાબેઝ ભરાઈ જાય તે પછી, અમે તે માહિતીમાં અમારા વિવેકબુદ્ધિ (ફૉન્ટ, બોર્ડર્સ, ભરો, પસંદગી, કોષ સંબંધિત પાઠ સ્થિતિ, વગેરે) પર ફોર્મેટ કરીએ છીએ.
આ ડેટાબેઝ ફ્રેમવર્કની રચના પૂર્ણ કરે છે.
પાઠ: Excel માં સ્પ્રેડશીટ કેવી રીતે બનાવવું
ડેટાબેઝ લક્ષણો સોંપણી
એક્સેલ માટે કોષ્ટકની શ્રેણી, એટલે કે ડેટાબેઝ તરીકે ફક્ત કોષ્ટકને જોવા માટે, તેને યોગ્ય લક્ષણો અસાઇન કરવાની જરૂર છે.
- ટેબ પર જાઓ "ડેટા".
- કોષ્ટકની સંપૂર્ણ શ્રેણી પસંદ કરો. જમણી માઉસ બટન પર ક્લિક કરો. સંદર્ભ મેનૂમાં, બટન પર ક્લિક કરો "નામ આપો ...".
- ગ્રાફમાં "નામ" નામ સ્પષ્ટ કરો કે જે આપણે ડેટાબેઝને કૉલ કરવા માંગીએ છીએ. પૂર્વશરત એ છે કે નામ એક અક્ષરથી શરૂ થવું જોઈએ, અને ત્યાં જગ્યા હોવી જોઈએ નહીં. ગ્રાફમાં "શ્રેણી" તમે ટેબલ ક્ષેત્રના સરનામાંને બદલી શકો છો, પરંતુ જો તમે તેને યોગ્ય રીતે પસંદ કર્યું છે, તો તમારે અહીં કંઈપણ બદલવાની જરૂર નથી. વૈકલ્પિક રીતે, તમે એક અલગ ક્ષેત્રમાં એક નોંધ સ્પષ્ટ કરી શકો છો, પરંતુ આ પરિમાણ વૈકલ્પિક છે. બધા ફેરફારો કર્યા પછી, બટન પર ક્લિક કરો. "ઑકે".
- બટન પર ક્લિક કરો "સાચવો" વિન્ડોની ટોચ પર અથવા કીબોર્ડ શોર્ટકટ લખો Ctrl + S, ડેટાબેઝને હાર્ડ ડિસ્ક અથવા પીસીથી દૂર કરી શકાય તેવા મીડિયા પર સાચવવા માટે.
આપણે કહી શકીએ કે તે પછી પણ અમારી પાસે પહેલાથી તૈયાર ડેટાબેઝ છે. આવી સ્થિતિમાં પણ તે સાથે કામ કરવું શક્ય છે કારણ કે તે હવે પ્રસ્તુત છે, પરંતુ ઘણી તકો કાપી નાખવામાં આવશે. નીચે આપણે ડેટાબેઝને વધુ કાર્યાત્મક કેવી રીતે બનાવવું તે સમજાવીએ છીએ.
સોર્ટ અને ફિલ્ટર કરો
ડેટાબેઝો સાથે કામ કરવું, સૌ પ્રથમ, રેકોર્ડિંગ, પસંદગી અને સૉર્ટ કરવા માટેની શક્યતા પૂરી પાડે છે. ચાલો આ કાર્યોને આપણા ડેટાબેઝ સાથે જોડીએ.
- તે ક્ષેત્રની માહિતી પસંદ કરો જેમાં આપણે ઑર્ડરિંગ કરવા જઈ રહ્યા છીએ. ટૅબમાં રિબન પર સ્થિત "સૉર્ટ કરો" બટન પર ક્લિક કરો "ડેટા" સાધનોના બ્લોકમાં "સોર્ટ અને ફિલ્ટર કરો".
સૉર્ટિંગ લગભગ કોઈપણ પરિમાણ પર કરી શકાય છે:
- મૂળાક્ષર નામ;
- તારીખ
- નંબર, વગેરે
- આગામી વિંડો સૉર્ટ કરવા માટે અથવા ફક્ત આપમેળે વિસ્તૃત કરવા માટે પસંદ કરેલ ક્ષેત્રનો ઉપયોગ કરવો કે કેમ તે પૂછશે. આપોઆપ વિસ્તરણ પસંદ કરો અને બટન પર ક્લિક કરો. "સોર્ટ કરો ...".
- સૉર્ટ સેટિંગ્સ વિંડો ખોલે છે. ક્ષેત્રમાં "સૉર્ટ કરો" તે ક્ષેત્રના નામનો ઉલ્લેખ કરો કે જેના પર તે હાથ ધરવામાં આવશે.
- ક્ષેત્રમાં "સૉર્ટ કરો" તે કેવી રીતે કરવામાં આવશે તે સ્પષ્ટ કરે છે. ડેટાબેઝ માટે, શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ પસંદ કરવાનો છે "મૂલ્યો".
- ક્ષેત્રમાં "ઑર્ડર" સૉર્ટિંગ કરવામાં આવશે તે ક્રમમાં નિર્દિષ્ટ કરો. વિવિધ પ્રકારની માહિતી માટે, આ વિંડોમાં વિવિધ મૂલ્યો પ્રદર્શિત થાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, ટેક્સ્ટ ડેટા માટે, આ મૂલ્ય હશે "એ થી ઝેડ" અથવા "ઝેડ ટુ એ", અને આંકડાકીય માટે - "વધવું" અથવા "ઉતરવું".
- તે સુનિશ્ચિત કરવું મહત્વપૂર્ણ છે "મારા ડેટામાં હેડરો છે" ત્યાં એક ટિક હતી. જો નહીં, તો તમારે મુકવાની જરૂર છે.
બધા જરૂરી પરિમાણો દાખલ કર્યા પછી, બટન પર ક્લિક કરો "ઑકે".
તે પછી, ડેટાબેઝમાંની માહિતી ઉલ્લેખિત સેટિંગ્સ અનુસાર સૉર્ટ કરવામાં આવશે. આ કિસ્સામાં, અમે એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓના નામ દ્વારા સૉર્ટ કર્યું છે.
- એક્સેલ ડેટાબેસમાં કામ કરતી વખતે સૌથી અનુકૂળ સાધનો પૈકી એક ઓટો ફિલ્ટર છે. ડેટાબેઝની સંપૂર્ણ શ્રેણી અને સેટિંગ્સ બ્લોકમાં પસંદ કરો "સોર્ટ અને ફિલ્ટર કરો" બટન પર ક્લિક કરો "ફિલ્ટર કરો".
- જેમ તમે જોઈ શકો છો, આ પછી, ઇનવર્લ્ડ ત્રિકોણના સ્વરૂપમાં ક્ષેત્રોના નામ સાથે કોષોમાં ચિહ્નો દેખાય છે. સ્તંભના આયકન પર ક્લિક કરો જેની મૂલ્ય અમે ફિલ્ટર કરવા જઈ રહ્યાં છીએ. ખુલ્લી વિંડોમાં અમે તે મૂલ્યોમાંથી ચેક ગુણ દૂર કરીએ છીએ, રેકોર્ડ્સ કે જેની સાથે આપણે છુપાવવા માંગીએ છીએ. પસંદગી કર્યા પછી, બટન પર ક્લિક કરો. "ઑકે".
જેમ તમે જોઈ શકો છો, આ પછી, જે મૂલ્યોને અમે ચેકમાર્કને દૂર કર્યા છે તે કોષ્ટકમાંથી છુપાયેલા છે.
- સ્ક્રીન પરનો તમામ ડેટા પરત કરવા માટે, કૉલમના આયકન પર ક્લિક કરો કે જેના પર ફિલ્ટરિંગ કરવામાં આવ્યું હતું, અને ખુલ્લી વિંડોમાં, બધી આઇટમ્સની સામેના બધા ચેકબૉક્સેસને ચેક કરો. પછી બટન પર ક્લિક કરો "ઑકે".
- ફિલ્ટરિંગને સંપૂર્ણપણે દૂર કરવા માટે, બટન પર ક્લિક કરો. "ફિલ્ટર કરો" ટેપ પર.
પાઠ: Excel માં સૉર્ટ કરો અને ફિલ્ટર કરો
શોધો
જો ત્યાં વિશાળ ડેટાબેઝ હોય, તો વિશિષ્ટ સાધનની મદદથી તેને શોધવું એ અનુકૂળ છે.
- આ કરવા માટે, ટેબ પર જાઓ "ઘર" અને સાધનોના બ્લોકમાં ટેપ પર સંપાદન બટન દબાવો "શોધો અને પ્રકાશિત કરો".
- એક વિંડો ખુલે છે જેમાં તમને ઇચ્છિત મૂલ્યનો ઉલ્લેખ કરવાની જરૂર છે. તે પછી, બટન પર ક્લિક કરો "આગલું શોધો" અથવા "બધા શોધો".
- પ્રથમ કિસ્સામાં, પ્રથમ કોષ જેમાં સ્પષ્ટ મૂલ્ય છે તે સક્રિય બને છે.
બીજા કિસ્સામાં, આ મૂલ્ય ધરાવતા કોષોની સંપૂર્ણ સૂચિ ખોલવામાં આવી છે.
પાઠ: Excel માં શોધ કેવી રીતે કરવું
પિનિંગ વિસ્તારો
રેકોર્ડ અને ક્ષેત્રોના નામ સાથે કોષને ઠીક કરવા ડેટાબેઝ બનાવતી વખતે અનુકૂળ. મોટા આધાર સાથે કામ કરતી વખતે - આ માત્ર એક પૂર્વશરત છે. નહિંતર, તમારે સતત પંક્તિ અથવા કૉલમ કોઈ વિશિષ્ટ મૂલ્યને અનુરૂપ છે તે જોવા માટે શીટ દ્વારા સમય સરકાવવાનું રહેશે.
- કોષ, ઉપર અને ડાબી બાજુનો વિસ્તાર પસંદ કરો કે જેને તમે ઠીક કરવા માંગો છો. તે તરત જ હેડરની નીચે અને એન્ટ્રી નામોની જમણી બાજુએ સ્થિત થશે.
- ટેબમાં હોવું "જુઓ" બટન પર ક્લિક કરો "વિસ્તારને પિન કરો"જે ટૂલ જૂથમાં સ્થિત છે "વિન્ડો". ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિમાં, મૂલ્ય પસંદ કરો "વિસ્તારને પિન કરો".
ફીલ્ડ્સ અને રેકોર્ડ્સના નામો હંમેશાં તમારી આંખોની આગળ હશે, ભલે તમે ડેટા શીટ દ્વારા કેટલી દૂર સ્ક્રોલ કરો.
પાઠ: Excel માં ક્ષેત્રને કેવી રીતે ઠીક કરવું
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ
ટેબલના કેટલાક ક્ષેત્રો માટે, ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિને ગોઠવવા માટે તે શ્રેષ્ઠ રહેશે જેથી વપરાશકર્તાઓ, નવા રેકોર્ડ્સ ઉમેરીને, ફક્ત ચોક્કસ પરિમાણોનો ઉલ્લેખ કરી શકે. આ સાચું છે, ઉદાહરણ તરીકે, ક્ષેત્ર માટે "પાઉલ". બધા પછી, ત્યાં ફક્ત બે વિકલ્પો હોઈ શકે છે: પુરુષ અને સ્ત્રી.
- વધારાની સૂચિ બનાવો. સૌથી વધુ સુવિધાજનક તે બીજી શીટ પર મૂકવામાં આવશે. તેમાં આપણે મૂલ્યોની સૂચિનો ઉલ્લેખ કરીએ છીએ જે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિમાં દેખાશે.
- આ સૂચિ પસંદ કરો અને જમણી માઉસ બટનથી તેના પર ક્લિક કરો. દેખાતા મેનૂમાં, આઇટમ પસંદ કરો "નામ આપો ...".
- અમને પહેલાથી જ પરિચિત વિન્ડો ખુલે છે. યોગ્ય ક્ષેત્રમાં, ઉપરની ચર્ચા કરેલી શરતો અનુસાર, અમારી શ્રેણીને નામ અસાઇન કરો.
- અમે ડેટાબેઝ સાથે શીટ પર પાછા ફરો. શ્રેણી પસંદ કરો કે જેમાં ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ લાગુ કરવામાં આવશે. ટેબ પર જાઓ "ડેટા". અમે બટન દબાવો "ડેટા ચકાસણી"જે સાધનોના બ્લોકમાં ટેપ પર સ્થિત છે "માહિતી સાથે કામ".
- દૃશ્યમાન મૂલ્ય ચેક વિંડો ખુલે છે. ક્ષેત્રમાં "ડેટા પ્રકાર" સ્વીચ પર પોઝિશન સેટ કરો "સૂચિ". ક્ષેત્રમાં "સોર્સ" ચિહ્ન સુયોજિત કરો "=" અને તે પછી તરત જ, કોઈ જગ્યા વગર, ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિનું નામ લખો, જેને અમે તેને થોડું વધારે આપ્યું. તે પછી, બટન પર ક્લિક કરો "ઑકે".
હવે, જ્યારે તમે શ્રેણીમાં ડેટા દાખલ કરવાનો પ્રયાસ કરો છો જ્યાં પ્રતિબંધ સેટ કરવામાં આવ્યો હતો, ત્યારે સૂચિ દેખાશે જેમાં તમે સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત મૂલ્યો વચ્ચે પસંદ કરી શકો છો.
જો તમે આ કોશિકાઓમાં મનસ્વી અક્ષરો લખવાનો પ્રયાસ કરો છો, તો એક ભૂલ મેસેજ દેખાશે. તમારે પાછા આવવું પડશે અને સાચી એન્ટ્રી કરવી પડશે.
પાઠ: Excel માં ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ કેવી રીતે બનાવવી
અલબત્ત, એક્સેલ્સ તેની ક્ષમતાઓમાં ડેટાબેઝો બનાવવા માટે વિશિષ્ટ પ્રોગ્રામ્સમાં નિમ્ન છે. જો કે, તેની પાસે ટૂલકિટ છે જે મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં ડેટાબેઝ બનાવવા માંગતા હોય તેવા વપરાશકર્તાઓની જરૂરિયાતોને સંતોષે છે. વિશિષ્ટ એપ્લિકેશન્સની તુલનામાં એક્સેલ સુવિધાઓ એ હકીકતને ધ્યાનમાં રાખીને, સામાન્ય વપરાશકર્તાઓ માટે વધુ સારી રીતે જાણીતી છે, ત્યારબાદ આ સંદર્ભમાં, માઇક્રોસોફ્ટના વિકાસમાં કેટલાક ફાયદા પણ છે.
