કોષ્ટકોમાં મોટા પ્રમાણમાં ડેટા સાથે કામ કરવાની સગવડ માટે, તેઓ ચોક્કસ નિશ્ચિતતા મુજબ સતત ક્રમમાં ગોઠવવા આવશ્યક છે. વધુમાં, ચોક્કસ ઉદ્દેશ્યો માટે, કેટલીકવાર સમગ્ર ડેટા એરેની આવશ્યકતા નથી, પરંતુ ફક્ત વ્યક્તિગત રેખાઓ હોય છે. તેથી, મોટી સંખ્યામાં માહિતીમાં ગુંચવણભર્યા ન થવાના હેતુસર, ડેટાને સુવ્યવસ્થિત કરવા અને અન્ય પરિણામોમાંથી ફિલ્ટર કરવા માટે એક તર્કસંગત ઉકેલ રહેશે. ચાલો શોધી કાઢીએ કે માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં ડેટા કેવી રીતે સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરવું.
સરળ ડેટા સૉર્ટિંગ
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં કામ કરતી વખતે સૉર્ટિંગ એ સૌથી અનુકૂળ સાધનો પૈકીનો એક છે. તેની સાથે, તમે કૉલમના કોષોના ડેટાના આધારે, ટેબલની પંક્તિઓનું મૂળાક્ષર ક્રમમાં ગોઠવી શકો છો.
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં સૉર્ટિંગ ડેટા "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટનનો ઉપયોગ કરીને કરી શકાય છે, જે "એડિટિંગ" ટૂલબારમાં રિબન પર "હોમ" ટૅબમાં સ્થિત છે. પરંતુ પ્રથમ, આપણે જે કૉલમ પર સૉર્ટ કરવા જઈ રહ્યાં છીએ તેના કોઈપણ કોષ પર ક્લિક કરવાની જરૂર છે.
ઉદાહરણ તરીકે, નીચેની કોષ્ટકમાં, કર્મચારીઓને મૂળાક્ષરોમાં ગોઠવવા જોઈએ. આપણે "નામ" કૉલમનાં કોઈપણ સેલમાં બનીએ છીએ, અને "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન પર ક્લિક કરીએ છીએ. દેખાતી સૂચિમાંથી, આલ્ફાબેટલી નામોને સૉર્ટ કરવા માટે, "A થી Z થી સૉર્ટ કરો" આઇટમ પસંદ કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો તેમ, નામોની મૂળાક્ષર સૂચિ અનુસાર, ટેબલમાંનો તમામ ડેટા સ્થિત છે.
વિપરીત ક્રમમાં સૉર્ટિંગ કરવા માટે, સમાન મેનૂમાં, Z થી A પર સૉર્ટ કરો બટન પસંદ કરો.
સૂચિ પાછલા ક્રમમાં પુનર્નિર્માણ કરવામાં આવે છે.
તે નોંધવું જોઈએ કે આ પ્રકારની સૉર્ટિંગ ફક્ત ટેક્સ્ટ ડેટા ફોર્મેટ સાથે સૂચવવામાં આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે નંબર ફોર્મેટ નિર્દિષ્ટ કરવામાં આવે છે, ત્યારે "લઘુતમથી મહત્તમ સુધી" સૉર્ટ કરો (અને ઊલટું) ઉલ્લેખિત કરવામાં આવે છે, અને જ્યારે તારીખ ફોર્મેટ નિર્દિષ્ટ કરવામાં આવે છે, "જૂનાથી નવામાં" (અને ઊલટું).
કસ્ટમ સૉર્ટિંગ
પરંતુ, આપણે જોઈ શકીએ છીએ કે, ચોક્કસ મૂલ્ય દ્વારા સૉર્ટિંગની સમાન કિંમત દ્વારા, સમાન વ્યક્તિના નામો ધરાવતી માહિતી શ્રેણીની અંદરના મનસ્વી આદેશમાં ગોઠવાય છે.
અને જો આપણે મૂળાક્ષરોના નામ સૉર્ટ કરવા માગીએ તો શું કરવું, પરંતુ ઉદાહરણ તરીકે, જો નામ મેળ ખાય છે, તો તારીખ દ્વારા ડેટા ગોઠવ્યો છે? આ કરવા માટે, તેમજ કેટલીક અન્ય સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરવા માટે, બધા જ મેનુ "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" માં, અમને "કસ્ટમ સૉર્ટિંગ ..." વસ્તુ પર જવાની જરૂર છે.
તે પછી, સૉર્ટિંગ સેટિંગ્સ વિંડો ખુલે છે. જો તમારી ટેબલમાં શીર્ષકો છે, તો કૃપા કરીને નોંધો કે "આ ડેટામાં શીર્ષકો શામેલ છે" ની પાસે આ વિંડોમાં ચેક ચિહ્ન હોવું આવશ્યક છે.
ક્ષેત્રમાં "કૉલમ" કૉલમનું નામ નિર્દિષ્ટ કરે છે, જે સૉર્ટ કરવામાં આવશે. આપણા કિસ્સામાં, આ "નામ" કૉલમ છે. "સૉર્ટિંગ" ક્ષેત્રમાં તે સૂચવે છે કે કઈ પ્રકારની સામગ્રી સૉર્ટ કરવામાં આવશે. ચાર વિકલ્પો છે:
- મૂલ્યો;
- સેલ રંગ;
- ફૉન્ટ રંગ;
- સેલ આયકન
પરંતુ, મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, "મૂલ્યો" આઇટમનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. તે મૂળભૂત રીતે સુયોજિત થયેલ છે. આપણા કિસ્સામાં, અમે આ વસ્તુનો પણ ઉપયોગ કરીશું.
કૉલમ "ઑર્ડર" માં આપણે તે ક્રમમાં નિર્દિષ્ટ કરવાની જરૂર છે જેમાં ડેટા સ્થિત હશે: "એ થી ઝેડ સુધી" અથવા તેનાથી વિપરીત. "એ થી ઝેડ" મૂલ્ય પસંદ કરો.
તેથી, અમે એક કૉલમ દ્વારા સૉર્ટિંગ સેટ કર્યું છે. બીજા સ્તંભ પર સૉર્ટિંગને કસ્ટમાઇઝ કરવા માટે, "સ્તર ઉમેરો" બટન પર ક્લિક કરો.
ફીલ્ડ્સનો બીજો સમૂહ દેખાય છે, જે બીજા કૉલમ દ્વારા સૉર્ટ કરવા માટે પહેલેથી જ ભરવો જોઈએ. અમારા કિસ્સામાં, "તારીખ" કૉલમ દ્વારા. આ કોષોમાં તારીખ ફોર્મેટ સેટ હોવાથી, "ઓર્ડર" ફીલ્ડમાં અમે "એ થી ઝેડ" નહીં, પરંતુ "જૂનાથી નવામાં" અથવા "નવાથી જૂના સુધી" મૂલ્યોને સેટ કરીએ છીએ.
એ જ રીતે, આ વિંડોમાં, જો જરૂરી હોય તો, તમે ગોઠવણી કરી શકો છો અને પ્રાધાન્યતા મુજબ અન્ય કૉલમ્સ દ્વારા સૉર્ટ કરી શકો છો. જ્યારે બધી સેટિંગ્સ થઈ જાય, ત્યારે "ઓકે" બટન પર ક્લિક કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, હવે અમારી ટેબલમાં તમામ ડેટા સૉર્ટ કરવામાં આવે છે, સૌ પ્રથમ, કર્મચારીના નામ દ્વારા અને પછી ચુકવણી તારીખો દ્વારા.
પરંતુ, આ કસ્ટમ સૉર્ટિંગની બધી સુવિધાઓ નથી. જો ઇચ્છે તો, આ વિંડોમાં તમે સૉર્ટિંગને કૉલમ દ્વારા નહીં, પરંતુ પંક્તિઓ દ્વારા ગોઠવી શકો છો. આ કરવા માટે, "પરિમાણો" બટન પર ક્લિક કરો.
સૉર્ટિંગ પરિમાણોની ખુલ્લી વિંડોમાં, "રેંજ લાઇન્સ" સ્થિતિથી સ્વિચને "રેંજ કૉલમ્સ" સ્થિતિ પર ખસેડો. "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.
હવે, અગાઉના ઉદાહરણ સાથે સમાનતા દ્વારા, તમે સૉર્ટિંગ માટે ડેટા દાખલ કરી શકો છો. ડેટા દાખલ કરો અને "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, આ પછી, કોલમ એ દાખલ કરેલ પરિમાણો પ્રમાણે બદલાય છે.
અલબત્ત, અમારી કોષ્ટક માટે, ઉદાહરણ તરીકે લેવામાં આવે છે, કૉલમના સ્થાનને બદલવાની સાથે સૉર્ટિંગનો ઉપયોગ ખાસ કરીને ઉપયોગી નથી, પરંતુ કેટલીક અન્ય કોષ્ટકો માટે આ પ્રકારની સૉર્ટિંગ ખૂબ યોગ્ય હોઈ શકે છે.
ફિલ્ટર કરો
આ ઉપરાંત માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં ડેટા ફિલ્ટર ફંક્શન પણ છે. તે તમને ફક્ત તે જ ડેટાને દૃશ્યક્ષમ રહેવા દે છે જે તમે યોગ્ય લાગે છે અને બાકીનાને છુપાવો છો. જો જરૂરી હોય તો, છુપાયેલા ડેટા હંમેશા દૃશ્યમાન સ્થિતિમાં પરત કરી શકાય છે.
આ ફંક્શનનો ઉપયોગ કરવા માટે, અમે ટેબલ (અને પ્રાધાન્ય હેડરમાં) કોઈપણ કોષ પર ક્લિક કરીએ છીએ, ફરીથી "એડિટિંગ" ટૂલબારમાં "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન પર ક્લિક કરો. પરંતુ, આ સમયે દેખાતા મેનૂમાં, "Filter" આઇટમ પસંદ કરો. તમે આ ક્રિયાઓના બદલે પણ Ctrl + Shift + L ની કી સંયોજનને દબાવો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, બધા સ્તંભોના નામવાળા કોશિકાઓમાં, એક ચિહ્ન ચોરસના સ્વરૂપમાં દેખાય છે, જેમાં ઉલટું ત્રિકોણ ઉદ્દેશિત છે.
સ્તંભમાં આ ચિહ્ન પર ક્લિક કરો જે મુજબ આપણે ફિલ્ટર કરવા જઈ રહ્યા છીએ. આપણા કિસ્સામાં, અમે નામ દ્વારા ફિલ્ટર કરવાનો નિર્ણય લીધો. ઉદાહરણ તરીકે, આપણે ફક્ત કર્મચારી નિકોલાવ ડેટાને છોડવાની જરૂર છે. તેથી, અમે બધા અન્ય કામદારોના નામોમાંથી ટિક દૂર કરીએ છીએ.
જ્યારે પ્રક્રિયા પૂર્ણ થાય, ત્યારે "ઓકે" બટન પર ક્લિક કરો.
જેમ આપણે જોઈએ છીએ, ટેબલમાં નિકોલાવના કર્મચારીના નામ સાથે ફક્ત રેખાઓ હતી.
ચાલો કાર્યને ગૂંચવણમાં લઈએ, અને ટેબલમાં ફક્ત તે જ ડેટા જે 2016 ની ત્રીજા ત્રિમાસિક ગાળા માટે નિકોલાવ સાથે સંબંધિત છે. આ કરવા માટે, "તારીખ" કોષમાંના આયકન પર ક્લિક કરો. ખોલેલી સૂચિમાં, "મે", "જૂન" અને "ઓક્ટોબર" મહિનાથી ટિક દૂર કરો, કારણ કે તે ત્રીજા ક્વાર્ટરથી સંબંધિત નથી અને "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, આપણને જરૂરી માહિતી છે.
કોઈ વિશિષ્ટ કૉલમ પર ફિલ્ટરને દૂર કરવા અને છુપાયેલા ડેટાને બતાવવા માટે, આ કૉલમના નામ સાથે કોષમાં સ્થિત આયકન પર ફરીથી ક્લિક કરો. ખુલે છે તે મેનૂમાં, "ફિલ્ટર દૂર કરો ..." આઇટમ પર ક્લિક કરો.
જો તમે ટેબલ અનુસાર ફિલ્ટરને ફરીથી સેટ કરવા માંગો છો, તો તમારે રિબન પર "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટનને ક્લિક કરવાની જરૂર છે અને "સાફ કરો" પસંદ કરો.
જો તમારે ફિલ્ટરને સંપૂર્ણપણે દૂર કરવાની જરૂર છે, તો, તેના લોંચ પર, તે જ મેનૂમાં, "ફિલ્ટર" આઇટમ પસંદ કરો અથવા કીબોર્ડ Ctrl + Shift + L પર કી સંયોજન લખો.
આ ઉપરાંત, તે નોંધવું જોઈએ કે આપણે "ફિલ્ટર" ફંક્શન ચાલુ કર્યા પછી, જ્યારે તમે ટેબલ હેડર કોષો પર દેખાતા આયકન પર ક્લિક કરો છો ત્યારે, દેખાયા મેનુમાં, સૉર્ટિંગ ફંકશન્સ ઉપલબ્ધ છે, જે અમે ઉપર જણાવ્યું છે: "સૉર્ટ એ ઝેડ" , "ઝેડ ટુ એ થી સૉર્ટ કરો", અને "રંગ દ્વારા સૉર્ટ કરો".
ટ્યુટોરીયલ: માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં ઓટો ફિલ્ટરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો
સ્માર્ટ ટેબલ
સૉર્ટિંગ અને ફિલ્ટરિંગ તમે જે ડેટા ક્ષેત્ર સાથે કામ કરી રહ્યાં છો તેને કહેવાતા "સ્માર્ટ ટેબલ" માં ફેરવીને સક્રિય કરી શકાય છે.
સ્માર્ટ ટેબલ બનાવવાની બે રીતો છે. તેમાંના પહેલાનો ઉપયોગ કરવા માટે, કોષ્ટકનો સંપૂર્ણ વિસ્તાર પસંદ કરો અને, હોમ ટેબમાં હોવ, ફોર્મેટના બટનને ટેબલ ટેપ તરીકે ક્લિક કરો. આ બટન સ્ટાઇલ ટૂલબારમાં સ્થિત છે.
આગળ, ખુલ્લી સૂચિમાં તમારી મનપસંદ શૈલીઓમાંથી એક પસંદ કરો. કોષ્ટકની પસંદગી કોષ્ટકની કાર્યક્ષમતાને અસર કરશે નહીં.
તે પછી, સંવાદ બૉક્સ ખુલે છે જેમાં તમે કોષ્ટકના કોઓર્ડિનેટ્સને બદલી શકો છો. પરંતુ, જો તમે પહેલાંથી આ ક્ષેત્રને યોગ્ય રીતે પસંદ કર્યું છે, તો બીજું કંઇ કરવાની જરૂર નથી. મુખ્ય વસ્તુ એ નોંધવું છે કે "હેડલાઇન્સ સાથે કોષ્ટક" પેરામીટરની બાજુમાં એક ટિક છે. આગળ, ફક્ત "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.
જો તમે બીજી પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવાનું નક્કી કરો છો, તો તમારે ટેબલના સમગ્ર ક્ષેત્રને પણ પસંદ કરવાની જરૂર છે, પરંતુ આ વખતે "શામેલ કરો" ટૅબ પર જાઓ. અહીં, "કોષ્ટકો" ટૂલબોક્સમાં રિબન પર, તમારે "કોષ્ટક" બટન પર ક્લિક કરવું જોઈએ.
તે પછી, છેલ્લા સમયની જેમ, એક વિંડો ખુલશે જ્યાં તમે ટેબલ પ્લેસમેન્ટના કોઓર્ડિનેટ્સને સમાયોજિત કરી શકો છો. "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.
સ્માર્ટ કોષ્ટક બનાવતી વખતે તમે કઈ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરો છો તેના પર, તમે કૅપ્સના કોષો પર એક કોષ્ટક સમાપ્ત કરી શકો છો, જે પહેલાં વર્ણવેલ ફિલ્ટર ચિહ્નો ઇન્સ્ટોલ થશે.
જ્યારે તમે આ આયકન પર ક્લિક કરો છો, ત્યારે બધા જ કાર્યો "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન દ્વારા સ્ટાન્ડર્ડ રીતે ફિલ્ટર શરૂ કરતી વખતે ઉપલબ્ધ થશે.
પાઠ: માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં કોષ્ટક કેવી રીતે બનાવવું
જેમ તમે જોઈ શકો છો, સૉર્ટિંગ અને ફિલ્ટરિંગ ટૂલ્સ, જ્યારે યોગ્ય રીતે ઉપયોગ થાય છે, ત્યારે વપરાશકર્તાઓ ટેબલો સાથે કાર્ય કરી શકે છે. ખાસ કરીને સુસંગત છે તે ઘટનામાં તેમના ઉપયોગનો પ્રશ્ન છે કે કોષ્ટકમાં ખૂબ મોટો ડેટા એરે છે.
