તમે વારંવાર સ્વીકારો છો અને પત્રો મોકલો છો, તમારા કમ્પ્યુટર પર વધુ પત્રવ્યવહાર સંગ્રહિત કરવામાં આવે છે. અને, અલબત્ત, આ હકીકત તરફ દોરી જાય છે કે ડિસ્ક સ્થાનની બહાર ચાલે છે. પણ, આ હકીકત તરફ દોરી શકે છે કે આઉટલુક ફક્ત અક્ષરો પ્રાપ્ત કરવાનું બંધ કરે છે. આવા કિસ્સાઓમાં, તમારે તમારા મેઇલબોક્સના કદનું નિરીક્ષણ કરવું જોઈએ અને, જો જરૂરી હોય, તો બિનજરૂરી અક્ષરોને કાઢી નાખો.
જો કે, જગ્યા ખાલી કરવા માટે, બધા અક્ષરોને કાઢી નાખવું જરૂરી નથી. સૌથી મહત્વપૂર્ણ મુદ્દાઓ ફક્ત આર્કાઇવ કરી શકાય છે. આ કેવી રીતે કરવું તે આપણે આ માર્ગદર્શિકામાં ચર્ચા કરીશું.
કુલમાં, આઉટલુક મેઇલ આર્કાઇવ કરવા માટે બે રીતો પ્રદાન કરે છે. પ્રથમ આપોઆપ છે અને બીજું મેન્યુઅલ છે.
આપોઆપ ઇમેઇલ આર્કાઇવિંગ
ચાલો સૌથી અનુકૂળ માર્ગથી પ્રારંભ કરીએ - આ સ્વયંચાલિત મેઇલ આર્કાઇવિંગ છે.
આ પદ્ધતિના ફાયદા એ છે કે આઉટલુક આપમેળે તમારી ભાગીદારી વિના અક્ષરો સંગ્રહિત કરશે.
ગેરફાયદામાં તે હકીકત શામેલ છે કે બધા અક્ષરો આર્કાઇવ કરવામાં આવશ્યક છે અને આવશ્યક છે, અને આવશ્યક નથી.
સ્વચાલિત આર્કાઇવિંગ સેટ કરવા માટે, "ફાઇલ" મેનૂમાં "પરિમાણો" બટન પર ક્લિક કરો.
આગળ, "ઉન્નત" ટેબ પર જાઓ અને "ઑટોઆર્ચિવ" જૂથમાં, "ઑટોઆર્ચિવ સેટિંગ્સ" બટનને ક્લિક કરો.
તે હવે જરૂરી સેટિંગ્સ બનાવવા માટે રહે છે. આ કરવા માટે, ચેકબોક્સ પસંદ કરો "દરેક ... દિવસો ઑટોર્ચિવ કરો" અને અહીં દિવસોમાં આર્કાઇવિંગ અવધિ સેટ કરો.
આગળ આપણે અમારા વિવેકબુદ્ધિ પર પરિમાણો સુયોજિત કરીએ છીએ. જો તમે બેકઅપ પ્રારંભ કરતા પહેલા આઉટલુકને પુષ્ટિ માટે વિનંતી કરવા માંગતા હોવ તો, "સ્વતઃ-આર્કાઇવિંગ પહેલાં વિનંતી કરો" બૉક્સને ચેક કરો, જો આ જરૂરી નથી, તો બૉક્સને અનચેક કરો અને પ્રોગ્રામ તેના પોતાના પર બધું કરશે.
નીચે તમે જૂના અક્ષરોનું આપમેળે કાઢી નાખવાનું ગોઠવી શકો છો, જ્યાં તમે અક્ષરની મહત્તમ "ઉંમર" પણ સેટ કરી શકો છો. અને જૂના અક્ષરો સાથે શું કરવું તે નિર્ધારિત કરવા માટે - તેને અલગ ફોલ્ડરમાં ખસેડો અથવા તેને કાઢી નાખો.
એકવાર તમે આવશ્યક સેટિંગ્સ કર્યા પછી, તમે "બધા ફોલ્ડર્સ પર સેટિંગ્સ લાગુ કરો" બટન પર ક્લિક કરી શકો છો.
જો તમે ફોલ્ડર્સ પસંદ કરવા માંગતા હોવ કે જેને તમે આર્કાઇવ કરવા માંગો છો, તો આ સ્થિતિમાં તમારે દરેક ફોલ્ડરની પ્રોપર્ટીઝમાં જવું પડશે અને ત્યાં સ્વતઃ-આર્કાઇવિંગ સેટ કરવું પડશે.
છેલ્લે, બનાવેલી સેટિંગ્સની ખાતરી કરવા માટે "ઑકે" બટન દબાવો.
ઑટો-આર્કાઇવને રદ કરવા માટે, "દરેક દિવસ ... સ્વતઃ-આર્કાઇવ કરો" બૉક્સને અનચેક કરવા માટે પૂરતી હશે.
અક્ષરોની મેન્યુઅલ આર્કાઇવિંગ
હવે આર્કાઇવિંગના મેન્યુઅલ રીતનું વિશ્લેષણ કરો.
આ પદ્ધતિ ખૂબ જ સરળ છે અને વપરાશકર્તાઓની કોઈપણ વધારાની સેટિંગ્સની આવશ્યકતા નથી.
આર્કાઇવને પત્ર મોકલવા માટે, તમારે તેને અક્ષરોની સૂચિમાં પસંદ કરવું પડશે અને "આર્કાઇવ" બટન પર ક્લિક કરવું જોઈએ. અક્ષરોના જૂથને આર્કાઇવ કરવા માટે, ફક્ત આવશ્યક અક્ષરો પસંદ કરો અને તે જ બટન દબાવો.
આ પદ્ધતિ પણ તેના ગુણદોષ ધરાવે છે.
ફાયદામાં એ હકીકત શામેલ છે કે તમે કયા અક્ષરોને આર્કાઇવિંગની જરૂર છે તે પસંદ કરો છો. સારુ, માર્કસ મેન્યુઅલ આર્કાઇવિંગ છે.
આમ, આઉટલુક ઇમેઇલ ક્લાયંટ તેના વપરાશકર્તાઓને અક્ષરોના આર્કાઇવ બનાવવા માટે ઘણા વિકલ્પો આપે છે. વધુ વિશ્વસનીયતા માટે, તમે બંનેનો ઉપયોગ કરી શકો છો. એટલે કે, પ્રારંભ કરવા માટે, સ્વતઃ-આર્કાઇવિંગને ગોઠવો અને પછી, આવશ્યક રૂપે, અક્ષરોને આર્કાઇવ પર મોકલો અને વધારાની કાઢી નાખો.
