મોટી યોજનાઓના વિકાસમાં ઘણીવાર એક કર્મચારીની પૂરતી શક્તિ હોતી નથી. આ કાર્યમાં નિષ્ણાતોના સંપૂર્ણ જૂથનો સમાવેશ થાય છે. સ્વાભાવિક રીતે, તેમાંના દરેક પાસે એક દસ્તાવેજની ઍક્સેસ હોવી આવશ્યક છે જે સંયુક્ત કાર્યની ઑબ્જેક્ટ છે. આ સંદર્ભે, એક સાથે બહુવિધ વપરાશને સુનિશ્ચિત કરવાના મુદ્દા ખૂબ જ સુસંગત છે. એક્સેલ પાસે તેના નિકાલના સાધનો છે જે તે આપી શકે છે. ચાલો એક પુસ્તક સાથેના ઘણા યુઝર્સના એકસાથે કામની શરતોમાં એક્સેલની એપ્લિકેશનના ઘોંઘાટને સમજીએ.
સહયોગ પ્રક્રિયા
એક્સેલ ફક્ત ફાઇલ શેરિંગ જ આપી શકશે નહીં, પરંતુ એક પુસ્તક સાથે સહયોગ દરમિયાન દેખાતા કેટલાક અન્ય કાર્યોને પણ હલ કરી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, એપ્લિકેશન ટૂલ્સ તમને વિવિધ પ્રતિભાગીઓ દ્વારા કરવામાં આવેલા ફેરફારોને ટ્રૅક કરવા તેમજ તેમને મંજૂર અથવા નકારવા માટે પરવાનગી આપે છે. ચાલો એ શોધી કાઢીએ કે પ્રોગ્રામ વપરાશકર્તાઓને સમાન કાર્ય સાથે સામનો કરી શકે છે.
શેરિંગ
પરંતુ ફાઇલ કેવી રીતે શેર કરવી તે અંગેના પ્રશ્નને અમે સ્પષ્ટ કરીશું. સૌ પ્રથમ, હું કહું છું કે પુસ્તક સાથે જોડાણ મોડને ચાલુ કરવાની પ્રક્રિયા સર્વર પર કરી શકાતી નથી, પરંતુ ફક્ત સ્થાનિક કમ્પ્યુટર પર થઈ શકે છે. તેથી, જો દસ્તાવેજ સર્વર પર સ્ટોર કરવામાં આવે છે, તો સૌ પ્રથમ, તે તમારા સ્થાનિક પીસી પર સ્થાનાંતરિત થવું જોઈએ અને નીચે વર્ણવેલ તમામ ક્રિયાઓ કરવી જોઈએ.
- પુસ્તક બનાવ્યાં પછી, ટેબ પર જાઓ "સમીક્ષા કરી રહ્યા છીએ" અને બટન પર ક્લિક કરો "પુસ્તકની ઍક્સેસ"જે ટૂલ બ્લોકમાં સ્થિત છે "ફેરફારો".
- પછી, ફાઇલ ઍક્સેસ નિયંત્રણ વિંડો સક્રિય છે. તે પેરામીટરને ટિક કરવું જોઈએ "બહુવિધ વપરાશકર્તાઓને એક જ સમયે એક પુસ્તક સંપાદિત કરવાની મંજૂરી આપો". આગળ, બટન પર ક્લિક કરો "ઑકે" વિન્ડોના તળિયે.
- એક સંવાદ બૉક્સ દેખાય છે જે તમને ફાઇલને સુધારિત કરવા માટે સંકેત આપે છે. બટન પર ક્લિક કરો "ઑકે".
ઉપરોક્ત પગલાંઓ પછી, વિવિધ ઉપકરણોથી ફાઇલ શેરિંગ અને વિવિધ વપરાશકર્તા એકાઉન્ટ્સ હેઠળ ખોલવામાં આવશે. આ હકીકત દ્વારા સૂચવવામાં આવે છે કે વિંડોના ઉપલા ભાગમાં, પુસ્તકના શીર્ષક પછી, ઍક્સેસ મોડનું નામ પ્રદર્શિત કરવામાં આવ્યું છે - "સામાન્ય". હવે ફાઈલ ફરીથી સર્વર પર ટ્રાન્સફર કરી શકાય છે.
પરિમાણ સેટિંગ
આ ઉપરાંત, બધા જ ફાઇલ ઍક્સેસ વિંડોમાં, તમે એકસાથે ઑપરેશન માટે સેટિંગ્સને ગોઠવી શકો છો. જ્યારે સહયોગ મોડ ચાલુ હોય ત્યારે આ તરત જ કરી શકાય છે, અને તમે થોડીવાર પછી પરિમાણોને સંપાદિત કરી શકો છો. પરંતુ, કુદરતી રીતે, તે માત્ર મુખ્ય વપરાશકર્તા દ્વારા સંચાલિત કરી શકાય છે, જે ફાઇલ સાથેના સમગ્ર કાર્યને સંકલન કરે છે.
- ટેબ પર જાઓ "વિગતો".
- અહીં તમે લૉગોને ચાલુ રાખવા કે નહીં, અને સંગ્રહિત કરી શકો છો, તો કયા સમયે (ડિફૉલ્ટ રૂપે, 30 દિવસ શામેલ છે) ઉલ્લેખ કરી શકો છો.
તે ફેરફારોને કેવી રીતે અપડેટ કરવી તે પણ વ્યાખ્યાયિત કરે છે: ફક્ત ત્યારે જ જ્યારે પુસ્તક સાચવવામાં આવે છે (ડિફૉલ્ટ રૂપે) અથવા ચોક્કસ સમયગાળા પછી.
એક ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ પરિમાણ વસ્તુ છે. "વિરોધાભાસી ફેરફારો માટે". તે સૂચવે છે કે જો પ્રોગ્રામ એક જ સેલને એકસાથે સંપાદિત કરે છે તો પ્રોગ્રામ કેવી રીતે વર્તવું જોઈએ. ડિફૉલ્ટ રૂપે, સતત વિનંતિની સ્થિતિ સેટ કરવામાં આવે છે, જે પ્રોજેક્ટ સહભાગીઓના કાર્યોને ફાયદાકારક હોય છે. પરંતુ તમે કાયમી સ્થિતિ શામેલ કરી શકો છો કે જેના હેઠળ પહેલું પરિવર્તન સાચવવામાં સફળ રહ્યું છે તે હંમેશાં લાભ કરશે.
આ ઉપરાંત, જો તમે ઇચ્છો તો, તમે સંબંધિત ચેકબૉક્સને અનચેક કરીને પ્રિંટ સેટિંગ્સ અને તમારા વ્યક્તિગત દૃશ્યમાંથી ફિલ્ટર્સને બંધ કરી શકો છો.
તે પછી, બટન પર ક્લિક કરીને કરવામાં આવેલા ફેરફારોને કરવાનું ભૂલશો નહીં. "ઑકે".
શેર કરેલી ફાઇલ ખોલો
ફાઇલને ખોલવું જેમાં શેરિંગ સક્ષમ છે તેમાં કેટલીક વિશિષ્ટ સુવિધાઓ છે.
- એક્સેલ ચલાવો અને ટેબ પર જાઓ "ફાઇલ". આગળ, બટન પર ક્લિક કરો "ખોલો".
- પુસ્તક ખોલવાની વિંડો ખોલે છે. સર્વર ડિરેક્ટરી અથવા પીસીની હાર્ડ ડિસ્ક પર જાઓ જ્યાં પુસ્તક સ્થિત છે. તેનું નામ પસંદ કરો અને બટન પર ક્લિક કરો. "ખોલો".
- શેર કરેલું પુસ્તક ખુલે છે. હવે, જો તમે ઈચ્છો છો, તો આપણે નામ બદલી શકીએ છીએ, જે હેઠળ આપણે ફાઇલ ચેન્જ લોગમાં રજૂ કરીશું. ટેબ પર જાઓ "ફાઇલ". આગળ, વિભાગમાં ખસેડો "વિકલ્પો".
- વિભાગમાં "સામાન્ય" ત્યાં સુયોજનો એક બ્લોક છે "માઈક્રોસોફ્ટ ઑફિસનું વૈયક્તિકરણ". અહીં મેદાનમાં "વપરાશકર્તા નામ" તમે તમારા એકાઉન્ટનું નામ કોઈપણ અન્યમાં બદલી શકો છો. બધી સેટિંગ્સ પૂર્ણ થઈ જાય પછી, બટન પર ક્લિક કરો. "ઑકે".
હવે તમે દસ્તાવેજ સાથે કામ કરવાનું શરૂ કરી શકો છો.
સભ્યો ક્રિયાઓ જુઓ
ટીમવર્ક તમામ ગ્રુપ સભ્યોની ક્રિયાઓની દેખરેખ અને સંકલન માટે પૂરી પાડે છે.
- કોઈ પુસ્તક પર કામ કરતી વખતે, કોઈ ચોક્કસ વપરાશકર્તા દ્વારા કરવામાં આવેલી ક્રિયાઓ જોવા માટે, ટેબમાં હોવું "સમીક્ષા કરી રહ્યા છીએ" બટન પર ક્લિક કરો "ફિક્સેસ"જે ટૂલ જૂથમાં છે "ફેરફારો" ટેપ પર. ખુલતા મેનૂમાં, બટન પર ક્લિક કરો "હાઇલાઇટ્સ ફિક્સેસ".
- એક પેચ સમીક્ષા વિંડો ખોલે છે. ડિફૉલ્ટ રૂપે, પુસ્તક સામાન્ય બને તે પછી, પેચ ટ્રેકિંગ આપમેળે ચાલુ થાય છે, જે અનુરૂપ આઇટમની આગળના ચેક ચિહ્ન સેટ દ્વારા સૂચવવામાં આવે છે.
બધા ફેરફારો રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે, પરંતુ ડિફૉલ્ટ રૂપે સ્ક્રીન પર તેઓ તેમના ઉપલા ડાબા ખૂણામાં કોષોની રંગીન નિશાની તરીકે પ્રદર્શિત થાય છે, ફક્ત તે જ સમયે જ્યારે વપરાશકર્તાઓમાંના એક દ્વારા દસ્તાવેજ સાચવવામાં આવ્યો હતો. અને શીટની સંપૂર્ણ શ્રેણી પર બધા વપરાશકર્તાઓના ફિક્સેસને ધ્યાનમાં લો. દરેક સહભાગીની ક્રિયાઓ અલગ રંગ સાથે ચિહ્નિત થાય છે.
જો તમે કર્સરને ચિહ્નિત કોષ પર હોવર કરો છો, તો એક નોંધ ખુલશે, જે સૂચવે છે કે તે કોની અને ક્યારે સંબંધિત ક્રિયા કરવામાં આવી હતી.
- ફિક્સેસ પ્રદર્શિત કરવાના નિયમોને બદલવા માટે, સેટિંગ્સ વિંડો પર પાછા જાઓ. ક્ષેત્રમાં "સમયસર" પેચ જોવા માટેના સમયગાળાને પસંદ કરવા માટે નીચેના વિકલ્પો ઉપલબ્ધ છે:
- છેલ્લા બચાવ પછી પ્રદર્શન;
- ડેટાબેઝમાં સંગ્રહિત બધા સુધારાઓ;
- જે લોકો હજુ સુધી જોયા નથી;
- ચોક્કસ નિર્દિષ્ટ તારીખથી શરૂ થવું.
ક્ષેત્રમાં "વપરાશકર્તા" તમે કોઈ વિશિષ્ટ પ્રતિભાગીને પસંદ કરી શકો છો જેની સુધારણાઓ પ્રદર્શિત કરવામાં આવશે, અથવા પોતાને સિવાય બધા વપરાશકર્તાઓની ક્રિયાઓનું પ્રદર્શન છોડી દો.
ક્ષેત્રમાં "શ્રેણીમાં", તમે શીટ પર ચોક્કસ શ્રેણીનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો, જે ટીમના સભ્યોની ક્રિયાઓને તમારી સ્ક્રીન પર પ્રદર્શિત કરવા ધ્યાનમાં લેશે.
આ ઉપરાંત, વ્યક્તિગત વસ્તુઓની બાજુના ચેકબૉક્સને ચેક કરીને, તમે સ્ક્રીન પર પેચિંગને સક્ષમ અથવા અક્ષમ કરી શકો છો અને એક અલગ શીટ પર ફેરફારો પ્રદર્શિત કરી શકો છો. બધી સેટિંગ્સ સેટ કર્યા પછી, બટન પર ક્લિક કરો. "ઑકે".
- તે પછી, શીટ પર, સહભાગીઓની ક્રિયા દાખલ કરેલ સેટિંગ્સને ધ્યાનમાં લઈને પ્રદર્શિત કરવામાં આવશે.
વપરાશકર્તા સમીક્ષા
મુખ્ય વપરાશકર્તા પાસે અન્ય સહભાગીઓના સંપાદનોને લાગુ અથવા નકારવાની ક્ષમતા હોય છે. આ નીચેની ક્રિયાઓ જરૂરી છે.
- ટેબમાં હોવું "સમીક્ષા કરી રહ્યા છીએ"બટન પર ક્લિક કરો "ફિક્સેસ". એક વસ્તુ પસંદ કરો "પેચો સ્વીકારો / નકારો".
- આગળ, પેચ રીવ્યુ વિંડો ખુલે છે. તે ફેરફારોની પસંદગી માટે સુયોજનો બનાવવી જરૂરી છે કે જેને આપણે મંજૂર કરવા અથવા નામંજૂર કરવા માંગીએ છીએ. આ વિંડોમાં ઓપરેશન્સ એ સમાન પ્રકાર મુજબ કરવામાં આવે છે જે આપણે અગાઉના વિભાગમાં માનતા હતા. સેટિંગ્સ કર્યા પછી, બટન પર ક્લિક કરો. "ઑકે".
- આગળની વિંડો એ બધા ફિક્સેસ દર્શાવે છે જે અગાઉ પસંદ કરેલા પરિમાણોને સંતોષિત કરે છે. ક્રિયાઓની સૂચિમાં વિશિષ્ટ સુધારણા પસંદ કરીને અને સૂચિની નીચેની વિંડોના તળિયે સ્થિત અનુરૂપ બટનને ક્લિક કરીને, તમે આ આઇટમ સ્વીકારી શકો છો અથવા નાપસંદ કરી શકો છો. જૂથની સ્વીકૃતિ અથવા તમામ નિર્દિષ્ટ ઓપરેશન્સને નકારવાની શક્યતા પણ છે.
વપરાશકર્તા કાઢી રહ્યા છીએ
ત્યાં એવા કિસ્સાઓ છે જ્યારે કોઈ વ્યક્તિગત વપરાશકર્તાને કાઢી નાખવાની જરૂર હોય છે. આ તે હકીકતને લીધે થઈ શકે છે કે તેણે પ્રોજેક્ટમાંથી બહાર નીકળ્યા, અને સંપૂર્ણપણે તકનીકી કારણોસર, ઉદાહરણ તરીકે, જો એકાઉન્ટ ખોટી રીતે દાખલ કરવામાં આવ્યું અથવા ભાગીદાર બીજા ઉપકરણમાંથી કામ કરવાનું શરૂ કર્યું. એક્સેલ માં આવી શક્યતા છે.
- ટેબ પર જાઓ "સમીક્ષા કરી રહ્યા છીએ". બ્લોકમાં "ફેરફારો" ટેપ પર બટન પર ક્લિક કરો "પુસ્તકની ઍક્સેસ".
- પહેલેથી પરિચિત ફાઇલ ઍક્સેસ નિયંત્રણ વિંડો ખુલે છે. ટેબમાં ફેરફાર કરો આ પુસ્તક સાથે કામ કરનારા બધા વપરાશકર્તાઓની સૂચિ છે. તમે જે વ્યક્તિને કાઢવા માંગો છો તેનું નામ પસંદ કરો અને બટન પર ક્લિક કરો "કાઢી નાખો".
- તે પછી, સંવાદ બૉક્સ ખુલે છે જેમાં તે ચેતવણી આપે છે કે જો આ પ્રતિભાગી હાલમાં પુસ્તકને સંપાદિત કરી રહ્યું છે, તો તેના તમામ કાર્યો સાચવવામાં આવશે નહીં. જો તમને તમારા નિર્ણયમાં વિશ્વાસ છે, તો પછી ક્લિક કરો "ઑકે".
વપરાશકર્તા કાઢી નાખવામાં આવશે.
સામાન્ય પુસ્તકના ઉપયોગ પર પ્રતિબંધો
કમનસીબે, Excel માં ફાઇલ સાથેના એક સાથે કામમાં ઘણી મર્યાદાઓ શામેલ છે. સામાન્ય ફાઇલમાં, મુખ્ય સહભાગી સહિતના કોઈપણ વપરાશકર્તા, નીચે આપેલા ઑપરેશન કરી શકે છે:
- સ્ક્રિપ્ટો બનાવો અથવા સંશોધિત કરો;
- કોષ્ટકો બનાવો;
- વિભાજીત કરો અથવા કોષો મર્જ કરો;
- એક્સએમએલ ડેટાને મેનિપ્યુલેટ કરો;
- નવી કોષ્ટકો બનાવો;
- શીટ્સ દૂર કરો;
- શરતી સ્વરૂપણ અને અન્ય સંખ્યાબંધ ક્રિયાઓ કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, મર્યાદાઓ ખૂબ નોંધપાત્ર છે. જો, ઉદાહરણ તરીકે, તમે ઘણી વખત એક્સએમએલ ડેટા સાથે કામ કર્યા વિના કરી શકો છો, તો પછી કોષ્ટકો બનાવતી વખતે એક્સેલ કામ કરતી નથી. જો તમારે નવી કોષ્ટક બનાવવા, કોષો મર્જ કરવા અથવા ઉપરોક્ત સૂચિમાંથી કોઈપણ અન્ય ક્રિયા કરવાની જરૂર હોય તો શું કરવું? ત્યાં એક ઉકેલ છે, અને તે એકદમ સરળ છે: તમારે અસ્થાયી રૂપે દસ્તાવેજ વહેંચણીને અક્ષમ કરવાની, આવશ્યક ફેરફારો કરવા અને પછી ફરીથી કાર્ય કરવાની ક્ષમતાને સક્ષમ કરવાની જરૂર છે.
શેરિંગ અક્ષમ કરો
જ્યારે પ્રોજેક્ટ પરનું કાર્ય પૂર્ણ થાય છે, અથવા, જો જરૂરી હોય, તો ફાઇલમાં ફેરફારો કરવામાં આવે છે, જે સૂચિ આપણે અગાઉના વિભાગમાં વિશે વાત કરી હતી, તમારે સહયોગ મોડને અક્ષમ કરવો જોઈએ.
- સૌ પ્રથમ, બધા પ્રતિભાગીઓએ ફેરફારોને સાચવવું અને ફાઇલમાંથી બહાર નીકળવું આવશ્યક છે. ફક્ત મુખ્ય વપરાશકર્તા દસ્તાવેજ સાથે કામ કરવાનું રહે છે.
- જો તમને સામાન્ય ઍક્સેસને દૂર કર્યા પછી ટ્રાંઝેક્શન લૉગને સાચવવાની જરૂર છે, તો પછી ટેબમાં હોવું જોઈએ "સમીક્ષા કરી રહ્યા છીએ"બટન પર ક્લિક કરો "ફિક્સેસ" ટેપ પર. ખુલ્લા મેનૂમાં, આઇટમ પસંદ કરો "હાઇલાઇટ્સ ફિક્સેસ ...".
- પેચ પસંદગી વિંડો ખુલે છે. નીચેની સેટિંગ્સ અહીં ગોઠવવાની જરૂર છે. ક્ષેત્રમાં "સમયસર" પરિમાણ સુયોજિત કરો "બધા". ક્ષેત્ર નામો સામે "વપરાશકર્તા" અને "શ્રેણીમાં" અનચેક કરવું જોઈએ. પેરામીટર સાથે સમાન પ્રક્રિયા કરવી જ જોઇએ "સ્ક્રીન પર પેચો પ્રકાશિત કરો". પરંતુ પરિમાણ વિરુદ્ધ "અલગ શીટમાં ફેરફાર કરો"તેનાથી વિપરીત, ચેક માર્ક સેટ થવું જોઈએ. ઉપરના તમામ મેનીપ્યુલેશન્સ કર્યા પછી, બટન પર ક્લિક કરો. "ઑકે".
- તે પછી, પ્રોગ્રામ નવી શીટ બનાવશે "જર્નલ", જેમાં આ ફાઇલને ટેબલના સ્વરૂપમાં સંપાદિત કરવાની બધી માહિતી દાખલ કરવામાં આવશે.
- હવે તે સીધી શેરિંગ નિષ્ક્રિય કરવાનું રહે છે. આ કરવા માટે, ટૅબમાં સ્થિત છે "સમીક્ષા કરી રહ્યા છીએ", અમને પહેલાથી પરિચિત બટન પર ક્લિક કરો "પુસ્તકની ઍક્સેસ".
- વહેંચણી નિયંત્રણ વિંડો પ્રારંભ થાય છે. ટેબ પર જાઓ ફેરફાર કરોજો વિન્ડો બીજી ટેબમાં લોન્ચ કરવામાં આવી હતી. બૉક્સને અનચેક કરો "બહુવિધ વપરાશકર્તાઓને એક જ સમયે ફાઇલને સંપાદિત કરવાની મંજૂરી આપો". ફેરફારોને ઠીક કરવા માટે બટન પર ક્લિક કરો. "ઑકે".
- એક સંવાદ બોક્સ ખુલે છે જે તમને ચેતવણી આપે છે કે આ ક્રિયાના અમલીકરણથી દસ્તાવેજને શેર કરવું અશક્ય બનશે. જો તમે નિર્ણયમાં વિશ્વાસપૂર્વક વિશ્વાસ ધરાવતા હો, તો પછી બટન પર ક્લિક કરો "હા".
ઉપરોક્ત પગલાંઓ પછી, ફાઇલ શેરિંગ બંધ થઈ જશે, અને પેચ લૉગ સાફ થશે. પહેલા કરવામાં આવેલા ઓપરેશન્સની માહિતી હવે શીટ પર ફક્ત ટેબલમાં જોઈ શકાય છે. "જર્નલ", જો આ માહિતીને સાચવવા માટે યોગ્ય ક્રિયાઓ અગાઉ કરવામાં આવી હતી.
જેમ તમે જોઈ શકો છો તેમ, એક્સેલ પ્રોગ્રામ ફાઇલ શેરિંગ અને તેના સાથે એક સાથે કાર્યક્ષમતાને સક્ષમ કરવાની ક્ષમતા પ્રદાન કરે છે. વધુમાં, વિશિષ્ટ સાધનોનો ઉપયોગ કરીને, તમે કાર્યકારી જૂથના વ્યક્તિગત સભ્યોની ક્રિયાઓને ટ્રૅક કરી શકો છો. આ મોડમાં હજી કેટલીક કાર્યકારી મર્યાદાઓ છે, જે, અસ્થાયી ધોરણે સામાન્ય ઍક્સેસને બંધ કરીને અને સામાન્ય ઑપરેટિંગ સ્થિતિઓ હેઠળ આવશ્યક ઑપરેશંસ કરીને અવરોધિત કરી શકાય છે.
